Missions générales :
- Assurer le secrétariat de la Direction des soins, des activités paramédicales et de la Direction des Ressources Humaines
- Gestion des appels téléphoniques
- Gestion des mails et des agendas
- Organiser les réunions : définir une date, convier les participants, réserver les salles, s’assurer de la disponibilité et de la fonctionnalité du matériel nécessaire
- Rédaction, saisie et diffusion des courriers, rapports, comptes rendus
- Traitement et circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques, suivi des dossiers
- Elaboration de tableaux de bord

Missions spécifiques :
-DSAP :
       -     Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux
o    Planification des stages EIDE, AS en collaboration avec le cadre supérieur en charge de la gestion des stages
o    Envoi des courriers et conventions relatifs aux stages
o    Transmission des informations aux différentes unités de soins (cadres et tuteurs)
          
-       Gestion de la Commission Locale des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Technique :
o    Planification des commissions
o    Envoi des ordres du jour et des CR
o    Organisation des élections

-       Organisation des réunions de la DSAP
-       Soutien en secrétariat de l’adjointe et des cadres supérieurs de santé de la DSAP
-       Participation à la préparation des congrès, séminaires : soutien à la réalisation de posters, de présentations
-       Participation à des réunions

-DRH :
- organisation des réunions de la Direction des Ressources Humaines : programmation, ordre du jour et compte-rendu
- organisation des déplacements de la DRH ou son adjointe et des RV individuels
- Médailles : procédures et organisation de la cérémonie
- Diffusion des informations de la DRH
- Participation aux recrutements pour les directions
- Procédures disciplinaires, contrôles des arrêts, contentieux


Missions complémentaires :
Continuité du secrétariat de la Direction Générale en période de congés ou d’absence.

Particularités du poste : discrétion professionnelle, confidentialité des informations individuelles

- Sens relationnel, diplomatie
- Méthode, rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Discrétion et disponibilité
- Qualités rédactionnelles
- Respect de la confidentialité et de la déontologie
- Adaptabilité, polyvalence
- Capacité à faire du reporting
CONNAISANCES ASSOCIEES
- Outils bureautiques : Maitriser Word, Excel, Outlook et Power Point, Teams
- Usage de l'IA,
- Missions de secrétariat
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Expérience de secrétariat de direction souhaitée