Le secrétariat de direction travaille à titre principal pour la directrice. Il assure également le secrétariat de l’adjointe à la directrice, de la cheffe de cabinet et de ses adjoints, ainsi que de la sous-direction de l’évaluation et du numérique, du conseiller en sécurité numérique et autres structures rattachés au cabinet de la directrice.

Composition et effectifs du service

1 responsable du secrétariat de direction et 3 agents de catégorie C

Votre hiérarchie

Responsable du secrétariat de direction

Adjointe à la cheffe de cabinet en charge de la RH

Cheffe de cabinet

Vos interlocuteurs métiers

Directionnels et interdirectionnels principalement

- Activités classiques de secrétariat (accueil téléphonique et physique, traitement du courrier, gestion des agendas, réservations diverses…)

- Suivi des courriers dans l’applicatif métier Messager (en cours de remplacement par le logiciel Danae)

- Constitution et suivi de dossiers

- Gestion des permanences hebdomadaires (établissement des permanences des magistrats de la direction et synthèse des permanences dans les juridictions)

- Participation à des missions RH

Cette liste n’est pas exhaustive. D’autres missions ponctuelles ou pérennes sont également confiées selon l’actualité du cabinet de la directrice.

Organisation de travail :

Au sein de cette équipe de quatre agentes (une responsable, deux adjoints administratifs et une agente contractuelle), une secrétaire est affectée spécifiquement à une permanence de 17 heures à 20 heures 30.

Les trois autres secrétaires travaillent en horaires décalés afin d’assurer une présence constante de 8 heures 30 à 17 heures 30 et ponctuellement jusqu’à 19 heures lors des absences de la secrétaire affectée à la permanence du soir.

Restauration : oui

Accessibilité en transport / Parking : Site facilement accessible en transports en commun/parking vélos

Connaissances
Maîtrise du fonctionnement d’un secrétariat
Connaissance de l’organisation de l’administration centrale du ministère de la justice et en direction - souhaité
Connaissance de l’organisation judiciaire et des circuits législatifs - souhaité

Savoir-faire
Expérience en secrétariat de direction 
Maîtrise de l’utilisation des outils informatiques (Pack office et open office) et des nouvelles technologies (messagerie électronique, intranet, internet) 
Maîtrise des applications MESSAGER/DANAE et SOLON - souhaité
Sens de l’organisation 
Capacités à travailler dans l’urgence 
Sens des priorités
 

Savoir-être 
Organisation et rigueur
Aptitude au travail en équipe et sens des relations humaines
Adaptabilité et réactivité
Discrétion
Polyvalence
Ponctualité
Autonomie 
Très bon niveau dactylographique et très bonne orthographe
Sensibilisation à la rédaction administrative

GROUPE RIFSEEP 1

POSTE SOUMIS A ENTRETIEN

Renseignements et candidature

reine.labruyere@justice.gouv.fr
Reine LABRUYERE, responsable du secrétariat de direction

marie-therese.coulamy@justice.gouv.fr

Adjointe à la cheffe de cabinet

Communication CV, LM, 3 dernières évaluations