Description synthétique du poste

Assister le chef de poste et la chancellerie dans l'organisation quotidienne de leur activité.

Activité principale

Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ; rédaction et communication en anglais
Gestion de l'agenda ( préparation des fonds de dossier )
Déplacements du chef de poste ou du Premier Conseiller (réservation d'hôtel, fonds de dossiers)
Organisation des évènements sociaux ( établir les listes d'invités, rédiger les invitations, envoi des invitations et pointage des réponses, réservation traiteur, suivi avec la résidence, accueil);
Organisation des réunions, établir des comptes rendus ;
Suivi des frais de représentations (demande de remboursement, tableau de suivi, dossiers d'archives);
Réaliser des ordres de missions et frais de missions;
Mettre en forme et valoriser les supports écrits ;
Gérer les archives sur support papier et dématérialisées;
Assurer l'intérim de l'agent ressources : réception et envoi de la valise diplomatique, interface entre les utilisateurs et le crasic, archivage sur le serveur, mise à jour des applications et programmes (distributions), réception du courrier et tri, relevé des communications téléphoniques....

Profil statutaire du poste

Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique.

Compétences attendues

• Gestion administrative et budgétaire - Pratique
• Gestion de l'information - Maîtrise
• Ministère et ses réseaux - Maîtrise
• Techniques de communication - Maîtrise
• Techniques de rédaction - Pratique

• Accueillir une personne, du public - Expert
• Assister - Expert
• Maîtriser les délais - Expert
• Mettre en forme un document - Expert
• Rechercher des données, des informations - Maîtrise
• Rendre compte - Expert
• Travailler en réseau - Maîtrise

• Aptitude à l'écoute - Maîtrise
• Etre autonome - Expert
• Etre rigoureux - Expert
• Faculté d'adaptation - Expert
• Faire preuve de discrétion - Expert
• Réactivité - Expert
• Sens de l'organisation - Expert

• Bureautique - Expert

Service de rattachement : Ambassade de France à Kampala / Chancellerie politique

Poste de travail : 0001004424