Secrétaire en unité technique (H/F)
1. Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivi et gestion des dossiers administratifs selon l'organisation du service. Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe
2. Assure en binôme le traitement comptable d'une partie des dépenses du service

ACTIVITES PRINCIPALES :

Gestion administrative :
- Accueil téléphonique et physique du public
- Secrétariat, réalisation et mise en forme de documents, classement
- Gestion de l'information : réceptionner, trier, diffuser, classer les courriers et e-mail
- Rédiger des documents administratifs et courriers simples. Rédiger et transmettre des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
- Planification et suivi : tenir à jour les tableaux de bord de l'activité du service, assurer l'organisation logistique des réunions. Gestion des agendas et congés des agents de l'Unité Technique
- Subventions « voirie » : préparation des rapports à la commission permanente et des notifications des subventions


Gestion comptable en binôme avec la comptable de l'UT :
- Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables en lien avec la personne en charge de la comptabilité de l'UT :
? Apprécier la validité des pièces justificatives
? Contrôler les factures des services faits
? Classer, archiver les pièces documents comptables et financiers
? Préparer les mandatements et titres de recettes
? Saisir les factures et mandats
? Réaliser les engagements et le suivi des crédits
? Identifier un problème sur une opération comptable.

ACTIVITES SECONDAIRES :

Suppléer ou venir en appui sur diverses tâches administratives menées par les agents du pôle maîtrise d'½uvre et du pôle exploitation

Suppléer en cas d'absence de la comptabilité de l'UT

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Compétences et profil
Bac professionnel

Etre capable de :

Travailler en équipe pour recueillir les données dans les délais convenus et mettre au point les dossiers
Gérer de façon autonome certaines activités, organiser son temps de travail
Appliquer les règles de rédaction et de présentation des documents administratifs
Appliquer les procédures liées à la gestion des subventions

Aptitudes et connaissances recherchées :

Avoir le sens du service public
Capacité d'initiative et de réactivité
Maîtriser les outils bureautiques et internet (word, excel, outlook, grand angle, gescar, ged)
Connaître les textes et procédures de gestion administrative
Connaissance de l'environnement territorial, de la gestion du domaine public

Conditions et contraintes d'exercice - moyens mis à disposition
Contraintes particulières : sera amené à travailler en binôme de manière à assurer facilement la continuité du service pendant les congés ou autres absences

Horaires modulables donnant accès à des RTT en fonction du cycle de travail choisi

RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés »

Prestations sociales :

- Participation à la prévoyance
- Adhésion au CNAS
- Titre restaurant avec participation employeur

Les candidatures (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative pour les candidats titulaires de la fonction publique hors CD70) doivent être adressées en priorité par courriel et uniquement à grh.recrutement@haute-saone.fr

ou par voie postale à :
Monsieur le Président du Conseil départemental de la Haute-Saône
Direction générale - Service des ressources humaines
23 rue de la Préfecture- CS 20349 - 70006 VESOUL CEDEX

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.