Description synthétique du poste

Assister le chef de poste dans l'organisation quotidienne de son activité.

Activité principale

Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ;
Gérer l'agenda et les déplacements du chef de poste ;
En prévision des réunions de service, actualiser le calendrier des événements ;
Mettre en forme et valoriser les supports écrits ;
Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
Prendre et entretenir des contacts avec les autorités locales ;
Participer à la gestion administrative des réceptions (liste d'invités, invitation, suivi des réponses et relances, plan de table, édition des menus, cartons de placement, ...) et suivi des crédits pour frais de représentation (demandes de remboursement et tableau de suivi des CFR) ;
Gérer les archives sur support papier et dématérialisées ;
Actualiser les documents de liaison pour les agents de la Résidence et les chauffeurs.

Profil statutaire du poste

• C
POSTE RÉSERVÉ EN PRIORITÉ AUX FONCTIONNAIRES DE CATÉGORIE C.
En cas de détachement sur emploi :
- agent titulaire de la fonction publique de cat. C.
Autres voies de recrutement :
- agent titulaire de la fonction publique de cat. C en détachement sur contrat ou agent contractuel.

Compétences attendues

• Gestion administrative et budgétaire - Maîtrise
• Gestion de l'information - Expert
• Ministère et ses réseaux - Expert
• Systèmes d'information et de communication - Maîtrise
• Sécurité - Maîtrise
• Techniques de communication - Expert
• Techniques de rédaction - Maîtrise
• Usages protocolaires - Expert

• Accueillir une personne, du public - Expert
• Assister - Expert
• Maîtriser les délais - Expert
• Mettre en forme un document - Expert
• Rechercher des données, des informations - Expert
• Rendre compte - Expert
• Travailler en réseau - Expert

• Aptitude à l'écoute - Expert
• Etre autonome - Expert
• Etre rigoureux - Expert
• Faculté d'adaptation - Expert
• Faire preuve de discrétion - Expert
• Réactivité - Expert
• Sens de l'organisation - Expert

• Bureautique - Expert

Service de rattachement : Ambassade de France à Vilnius / Chancellerie politique

Poste de travail : 0001003584