Le bureau du cabinet du garde des sceaux, ministre de la justice assure quatre types de missions :

La gestion des moyens logistiques et humains : ressources humaines (vie administrative des personnels affectés au cabinet du garde des sceaux, ministre de la justice : formations, évaluations professionnelles, promotions, congés et absences) ; suivi des travaux d’aménagement, des équipements mobiliers, immobiliers et informatiques ; organisation de réunions et manifestations diverses ; déplacements du garde des sceaux, de ses officiers de sécurité et des membres de son cabinet.

La gestion administrative : suivi des textes législatifs et réglementaires et des réunions interministérielles ; suivi du courrier reçu par le cabinet (qu’il s’agisse des courriers adressés au garde des sceaux par des élus, par des organes institutionnels ou des particuliers), des questions écrites et orales, des travaux parlementaires, des propositions de loi, instruction des demandes de distinctions honorifiques, mise en œuvre des mesures de protection du secret de la défense nationale,

La gestion financière des moyens accordés au cabinet du ministre,

La sûreté et la sécurité des locaux et bâtiments : notamment la gestion des autorisations d’accès au site Vendôme et coordination des exercices d’évacuation du site.

Composition et effectifs du service

Le cabinet est composé d’un directeur de cabinet, d’une directrice-adjointe et d’un directeur-adjoint, d’une cheffe de cabinet et de plusieurs conseillers.

Le bureau du cabinet est composé de 130 agents (9 A – 28 B – 93 C)

Votre hiérarchie

N+2 : Membre(s) du cabinet 

N+1 : Chef du bureau du cabinet

Vos interlocuteurs métiers

Les services du ministère de la justice

Les autres cabinets ministériels

Les différentes institutions

Vos activités principales

· Assister le/les membre(s) du cabinet du ministre dans l’organisation de leur travail quotidien

· Mise en forme et valorisation de documents

· Gestion des contacts, des agendas des conseillers, filtrage des interlocuteurs ; planification, organisation et suivi des réunions

· Accueil physique et téléphonique

· Enregistrement et suivi des courriers et organisation du plan de classement

· Organisation et suivi des parapheurs

· Utilisation au quotidien du logiciel MESSAGER, outil interne de gestion des courriers

· Gestion de la logistique quotidienne en lien avec le bureau du cabinet

· Astreintes les week-ends et jours fériés (une par trimestre)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Cycle de travail alterné par binôme (9h-17h15 / 12h30-20h)

Organisation de travail : Amplitude d’ouverture du service de 9h à 20h – Organisation des plages horaires par binôme

Les éventuelles heures supplémentaires peuvent être indemnisées sous condition

Restauration : Restaurant administratif dans le secteur géographique

Accessibilité en transport / Parking : Métro Concorde, Madeleine, Opéra, Pyramides – RER Auber, Hausmann St Lazare

Connaissances

Bonne maîtrise rédactionnelle                                                               

Accueil téléphonique (filtrage, orientation)

Bureautique et outils collaboratifs

Techniques de secrétariat

Environnement administratif, institutionnel, politique

Savoir-faire

Réactivité et aptitude à travailler dans l’urgence

Précision et rapidité d’exécution

Organiser une réunion

Prioriser

Archiver

Savoir-être
 
Parfaite discrétion
 
Sens de l’organisation et des responsabilités

Ponctualité et disponibilité
 
Sens des relations humaines

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience de secrétariat de direction au sein d’une administration serait un atout

GROUPE RIFSEEP 1

POSTE SOUMIS A ENTRETIEN

Renseignements et candidature

grh-burcab.cab@justice.gouv.fr
 

La procédure de votre recrutement
 
Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité

✔ OUI           ☐ NON