42 Avenue Pouvanaa a OOPA 98 714 PAPEETE

Le ressort compte une cour d’appel et un tribunal de première instance situés à Papeete.

L’arrondissement judiciaire est composé de 46 magistrats et 134 personnels de greffe.

Composition et effectifs du service

Secrétariat direction : 1 agent

Votre hiérarchie

Le secrétaire administratif exerce ses fonctions sous l’autorité du directeur de greffe de la cour d’appel de Papeete.

Vos interlocuteurs métiers

La direction de greffe

Les magistrats

Les collaborateurs du service public

Les partenaires institutionnels

Le service administratif régional

Les auxiliaires de justice

Le secrétaire administratif doit être en capacité de tenir un secrétariat de direction. Au cours de son affectation, il pourrait donc se voir confier les services et missions ci-après :

Assurer la tenue du secrétariat du Procureur Général

Ø  Renseigner et accueillir les différents interlocuteurs

Ø  Gérer l’agenda du Procureur général

Ø  Elaborer des documents administratifs (notes, courriers, rapports,…)

Ø  Organiser les concours de recrutement de magistrats en lien avec le magistrat référent

Ø  Gérer et diffuser les permanences du parquet général

Ø  Etablir mensuellement un tableau des astreintes des magistrats

Ø  Traiter les dossiers des Officiers de Police Judiciaire (constitution des nouveaux dossiers et transmission des dossiers « départ », gestion des habilitations, des notations, suivi des dossiers, discipline, gestion de la boite mail spécifique) -Esabora OPJ-

Ø  Enregistrement et suivi des dossiers signalés, des requêtes des justiciables, des dossiers d’entraide judiciaire internationale - Transmission des rapports et des commissions rogatoires internationales au ministère

Ø  Traiter les dossiers de candidats à l’intégration directe dans la magistrature

Ø  Professions règlementées : constitution, ouverture et suivi des dossiers des avocats, notaires, huissiers (discipline, traitement des demandes d’honorabilité)

Ø  Gérer les archives

Ø  Gérer les inscriptions au FIJAIS

Ø  Gérer les experts et Esabora-experts

Ø  Classer et archiver les documents et les dossiers selon les textes en vigueur. Gestion d’Esbora-As

Ø  Gérer les différentes boites mails (personnelle, structurelle-secpg, OPJ)

Ø  Gérer les courriers (arrivée/départ)

Ø  Assurer la diffusion des notes, circulaires et autres documents aux magistrats du parquet général

Ø  Assurer la tenue et la gestion des dossiers administratifs des magistrats du parquet général et du parquet

Ø  Préparer les assemblées générales du parquet général (convocations, procès-verbaux)

Ø  Gérer l’audience solennelle 

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Avoir été chargé d’un secrétariat de direction (chefs de juridiction et ou chefs de cour)

CONNAISSANCES:

Outils bureautique : Word Excel Open office
Outils métiers : Esabora – Chorus -
Circuits administratifs 

SAVOIR ETRE: 

Discrétion
Esprit d’équipe
Sens des relations humaines
Faire preuve d’autonomie

Être réactif
Faire preuve de rigueur

SAVOIR FAIRE :

Alimenter des tableaux de bord
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les règles de rédaction particulières à l’emploi
Organiser sa charge de travail
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

Organisation du travail :
Charte de temps : 37 heures 30

Restauration : Convention de restauration

Accessibilité en transport / Parking :
Oui

GROUPE RIFSEEP : 2

durée d'affectation attendue sur le poste :  2 ans (renouvelable une fois – durée de séjour réglementée - 4ans en tout))

 RENSEIGNEMENTS ET CANDIDATURE :

M. Carounagarane ADY

Courriel : chg.ca-papeete@justice.fr

Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité ☐ OUI ✔ NON