Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

Sous l’autorité du Responsable administratif/Chef des services administratifs, vous serez en charge :
* d’encadrer les départements Licence /Master et Diplômes universitaires de l’UFR et en particulier les cadres intermédiaires, le cas échéant ;
* d’assurer la mise en œuvre, le suivi et l’expertise de l’ensemble des procédures et actes relevant du domaine de la scolarité ;
* de piloter la gestion administrative de l’offre de formation initiale et continue.

Descriptif des activités

* manager une équipe :
- Coordonner et animer le collectif de la scolarité
- Réaliser les entretiens annuels des agents
- Gérer les congés des agents en prenant en compte les périodes de forte activité
- Garantir l’adéquation entre moyens humains et activités attendues en anticipant les besoins
-  Participer au recrutement des agents : gestionnaire, vacataire si besoins
-  Gérer les demandes de formation
-  Former les gestionnaires sur les évolutions des activités de scolarité
-  Aider à la décision : mesurer l’activité du service, évaluer et analyser les actions entreprises
-  Accompagner les changements opérationnels/organisationnels

* organiser le fonctionnement des activités de scolarité :
            - superviser le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion de la scolarité (campagnes d’inscriptions, plannings, préparation des examens, jurys, délivrance de documents aux usagers etc.)
            - apporter une expertise à l’ensemble des personnels de scolarité en ce qui concerne la mise en œuvre du logiciel Apogée
            - informer les équipes de la réglementation, des procédures mise en place dans le domaine de la scolarité par l’Université et la Faculté
            - garantir la légalité des actes, décisions et des procédures mises en œuvre dans le domaine de la scolarité
            - participer aux réunions du réseau des responsables de scolarité piloté par le Pôle Formation de la Faculté des Sciences
            - participer, en lien avec le RA/CSA, à la gestion des dossiers sensibles et des situations de litiges en mobilisant les expertises internes et externes
            - concourir à porter une simplification et une modernisation des méthodes et procédures de travail dans le cadre d’un processus de transformation progressive des scolarités à l’échelle de l’Université
            -  coopérer, pour tout ce qui concerne la scolarité, avec les services centraux (DEFI, Direction Vie de Campus, la DRIVE, etc…), la Faculté, la Direction de l’UFR et participer en tant que de besoin aux réunions organisées par ces derniers notamment au Conseil de Faculté
             - élaborer tous les indicateurs et les bilans statistiques utiles en lien avec la scolarité 
            - organiser la modélisation / modéliser (ou participer à la modélisation) l’offre de formation dans le SI formation (Apogée puis Pégase)
- veiller à l’adéquation entre la modélisation et la maquette

Expérience dans le domaine souhaitée
Horaires adaptés à un service de scolarité

Connaissances :

Connaissance de la réglementation en matière de scolarité (Code de l’éducation ..)
Techniques de management
Organisation de l'enseignement supérieur
Méthodologie de conduite de projet
Techniques d'élaboration de documents

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

Maitriser Apogée
Réaliser des rapports et des synthèses
Conduire et rédiger des entretiens
Déléguer et évaluer
Encadrer et animer une équipe
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Concevoir des tableaux de bord

Savoir-être – Compétences comportementales :

Rigueur et fiabilité
Savoir travailler en équipe et en autonomie
Réactivité
Sens relationnel
Savoir prioriser les missions
Savoir intégrer les innovations et les réformes
Avoir le sens du service public

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent