Le bureau de l’entraide pénale internationale (BEPI), qui assure les missions du Ministère de la Justice en tant qu’autorité centrale chargée de l’entraide pénale internationale, comporte deux pôles : un pôle en charge de la remise des personnes et un pôle compétent pour les demandes d’entraide aux fins d’enquête. Le secrétariat-bureau d’ordre assurer des missions transversales, au soutien de l’activité opérationnelle des deux pôles du bureau de l’entraide pénale internationale. Il est rattaché au chef de bureau.

Composition et effectifs du service

Le secrétariat-bureau d’ordre est composé de 3 agents de catégorie C, dont la responsable.

Votre hiérarchie

Chef de bureau, 2 adjoints au chef de bureau.

Vos interlocuteurs métiers

Magistrats et fonctionnaires de juridictions de premier et du second degré, magistrats de liaison et agents du ministère des affaires étrangères. Rédacteurs du bureau et gestionnaires du bureau.

Le secrétariat-BO assure le secrétariat, l’accueil téléphonique, le tri, l’enregistrement, la répartition du courrier « arrivée » et les expéditions, les photocopies ainsi que le scan de documents pour l'ensemble des personnels du service. Il est chargé de la gestion des départs à l’étranger des magistrats instructeurs et des parquetiers dans le cadre des commissions rogatoires internationales (établissement notamment des ordres de mission). Il assiste les rédacteurs pour la mise en forme des courriers, notes, fiches.

Plus particulièrement, les tâches de secrétariat sont les suivantes :

- réception des appels téléphoniques et orientation vers le rédacteur compétent ;

- instruction des demandes de déplacements des magistrats à l’étranger dans le cadre de l’exécution des commissions rogatoires ;

- mise à jour du tableau des ordres de mission ;

- mise en forme et préparation des parapheurs des courriers parlementaires et questions écrites ;

- mise en forme et préparation des parapheurs des courriers à destination des particuliers avec renseignements sur Messager ;

- mise en forme en cas de demande des fiches du BEPI préparées par les rédacteurs ;

- préparation du planning hebdomadaire de l’agenda du bureau ;

- préparation du planning prévisionnel des déplacements et congés des rédacteurs ;

- mise à jour du tableau des congés de l’ensemble des membres du bureau et intendance lorsque le bureau reçoit des délégations étrangères ou organise des réunions avec les parquets et des homologues étrangers

- préparation des réunions (dossiers, réservations de salle, organisation pratique)

Les tâches correspondant au bureau d’ordre sont les suivantes :

- enregistrement des demandes nouvelles et création des dossiers d’extradition et de transfèrement, classement et copie des dossiers, préparation des courriers  ;

- mise en forme et enregistrement des projets de décret, préparation des dossiers de procédures pour le conseil d’Etat.

Le, la responsable du secrétariat-BO est chargé.e de superviser l’activité du service à laquelle il participera au même titre que les deux autres agents. Il, elle est en charge de la constitution des plannings du bureau. Il, elle est force de proposition pour optimiser le travail du secrétariat BO, notamment grâce à la conception d’outils et la définition de processus, en lien avec la cheffe de bureau et ses adjointes.

Organisation de travail : Télétravail ponctuellement possible (1 jour par semaine, sous réserve des nécessités de service) – cycle de travail hebdomadaire de 37h30.

Restauration : Restauration administrative.

Accessibilité en transport / Parking : Transports/parking vélos.

Connaissances
Secrétariat
Maîtrise des outils informatiques
Sensibilisation à la bureautique

Savoir-faire
Expérience en matière de saisie
Polyvalence
Animation d’une petite équipe

Savoir-être
Rigueur, organisation, discrétion, méthode
Gout pour le travail en équipe et pour les contacts

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Expérience précédente dans le domaine du secrétariat.

GROUPE RIFSEEP 1

POSTE SOUMIS A ENTRETIEN

Renseignements et candidature

Stéphanie DJIAN, cheffe de bureau
stephanie.djian@justice.gouv.fr

Amandine MANZOLI, chargée de mission auprès de la sous-directrice de la justice pénale spécialisée
amandine.manzoli@justice.gouv.fr

Marie-Thérèse COULAMY, adjointe à la cheffe de cabinet de la directrice des affaires criminelles et des grâces 
marie-therese.coulamy@justice.gouv.fr

Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité : OUI

Communication d’une lettre de motivation, d’un CV et des 3 dernières évaluations