Au sein du Secrétariat général de la Présidence (division du Secrétariat général), le chef du bureau du courrier de la Présidence est placé sous l’autorité de la Cheffe de cabinet et de la Directrice de cabinet de la Présidence.

Mission et activités :

1.1 Encadrement et coordination

- Encadre les agents affectés au bureau du courrier de la présidence : un administrateur fonctionnel de la solution de gestion électronique des documents (GED) et un rédacteur polyvalent, tous deux de catégorie B ;

- Veille au respect des règles de sécurité et de confidentialité de tous les documents et informations circulant au sein du bureau du courrier de la présidence ;

- Met en place les objectifs et les nouveaux projets conçus avec la direction du cabinet ;

- Elabore et fait valider par la direction le planning et les demandes de congés.

1.2 Gestion du courrier de la présidence et de la permanence téléphonique

- Fait valider le circuit du courrier et les réponses types émanant du bureau du courrier de la présidence par la Cheffe de cabinet ;

- Supervise l’établissement du bilan statistique hebdomadaire issu des données de l’application GED en fonction des demandes exprimées par le cabinet ;

- Veille à l’application de toutes les procédures du bureau du courrier de la Présidence ;

- Supervise l’archivage réalisé par la DSI ;

- Assure la permanence téléphonique à la demande des membres du cabinet de la Présidence ;

1.3 Rédaction de courriers

- Rédige certains projets de réponse type à la signature de la Présidente, de la directrice de cabinet ou de la cheffe de cabinet en accord avec le cabinet ;

- Supervise et contrôle la mise en ligne dans l’application des modèles de réponses à destination des Adg suivant la charte définie par le cabinet ;

- Rédige les notes de présentation du service et de synthèse pour le cabinet ; 

1.4 Supervision de la GED 

- Gère le développement de la GED en fonction des besoins du cabinet de la Présidence et veille au bon déroulement des mises à jour du logiciel de GED ;

- Validation de la préparation de la base de données de la GED sur le serveur de la présidence réalisée par la DSI

- Habilitation des postes informatiques à consulter le serveur de la présidence à la demande du cabinet ;

- Assure l’interface avec le cabinet et les services de l’Assemblée nationale (SGAP, DSI) concernant la circulation du courrier numérisé dans le logiciel de GED;

- Présente l’application GED aux membres du cabinet.

Diplôme requis : Bac +2 ou équivalent.

Expérience professionnelle attendue : 5 années au moins dans le domaine d’activité.

Nature et durée du contrat : CDD de 3 ans, renouvelable, CDIsable.

Catégorie hiérarchique du poste : B 

Durée normale du travail effectif : 39 heures par semaine (24 jours de RTT par an)