Description du poste de Responsable archives Intermédiaires - Records management à la CDC :

MISSIONS
Le poste se trouve au sein de l’unité « Archives intermédiaires/Records management » (SDI530), constituée de 6 personnes, et est placé sous l’autorité de la responsable du département des archives.

•     Contribuer à l’élaboration et la mise en œuvre de la politique d’archivage à travers le Records management, ainsi que de la politique de collecte des archives intermédiaires.  Vous coordonnez les activités : 

    Liées aux relations avec les services producteurs d’archives : conseil, sensibilisation, formation, élaboration et mise en œuvre des outils du records management. 

Dans le cadre des réflexions et projets des directions, vous conduisez des études RM et définissez les stratégies de gestion et conservation numérique et physique des documents d’activité et des archives. Vous élaborez en concertation avec la direction des SI la vision cible du SI documentaire, et contribuez à l’intégration des problématiques d’archivage dans la stratégie digitale de l’EP. Vous veillez à faire évoluer la politique d’archivage (PA) en fonction des enjeux de l’EP et de l’évolution du cadre normatif, et veillez à l’adéquation fonctionnelle des solutions avec l’offre de services en cohérence avec la PA. Vous conduisez le changement lors de la mise en place de nouveaux services et veillez à la définition des processus et à la rédaction des procédures.

Dans le cadre de la collecte, et notamment du projet Campus (déménagement des directions parisiennes sur un site unique à l’horizon 2027), vous pilotez votre équipe dans l’accompagnement des directions de l’EP pour la sélection et la gestion des documents engageants, dans la collecte et le contrôle de ces archives et dans les différentes opérations liées à leur transfert.

Lors de recherches portant sur des archives intermédiaires, vous apportez ponctuellement votre expertise sur le classement des fonds et leur référencement dans l’outil de gestion et le SAE.

    Liées à l’animation de la filière RM et des référents au sein de l’Etablissement public (comités, actions de communication), et à l’administration des outils de conservation (référentiels, SAE, progiciel de gestion documentaire). 

•    Manager l’équipe :  vous pilotez l’activité, fixez les objectifs, évaluez, participez au développement des compétences (accompagnement métier, plans de formation…), recrutez et animer le collectif. Vous définissez les priorités et suivez les actions de l’unité inscrites dans la stratégie du département et de la direction ; vous veillez à la gestion des moyens financiers et matériels de l’unité et contribuez à l’élaboration du budget du département ;

•    Collaborer en synergie avec les autres responsables du département, avec les directions métiers et les acteurs SI, juridique et risque. Vous assurez un reporting  (élaboration de KPI…) régulier à la responsable de département.

Le recrutement à la Caisse des Dépôts est fondé sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge, ni de genre. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Vous bénéficiez d’une formation supérieure (de type Master 2 ou équivalent) en archivistique et d’une expérience professionnelle de 5 ans minimum sur un poste équivalent. Une expérience préalable en management d’équipe est souhaitée.

Compétences mises en œuvre : 

•    Vous maîtrisez le contexte réglementaire et normatif des la gestion des archives (Code du patrimoine, Règlement général sur la protection des données et normes sur l’archivage physique et électronique…) ;

•    Vous avez des capacités relationnelles et managériales fortes pour animer un collectif ;

•    Vous savez conduire des projets informatiques, notamment ceux liés à la digitalisation des processus de conservation des documents ;

•    Vous maîtrisez les outils bureautiques indispensables (Excel, Word et PowerPoint) ainsi que la suite Adobe, et êtes capable d’utiliser les progiciels d’indexation et de gestion des archives (Cindoc, Spark Archives) ;

•    Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et communicationnelles, intégrant le sens de l’écoute et du service vis-à-vis des interlocuteurs dans les métiers.

Qualités personnelles :

Notre organisation est attachée à promouvoir au quotidien un mode de travail collaboratif. Au-delà, vous pourrez nous apporter :
•    Votre sens de l’intérêt général, du service rendu et de la relation client ;
•    Votre aptitude à organiser et prioriser ;
•    Votre capacité d’adaptation, notamment aux contraintes des missions, et votre polyvalence ; 
•    Vos capacités d’analyse et de synthèse ;
•    Votre goût du travail en équipe et en transversalité ;
•    Votre autonomie ;
•    Votre réactivité ;
•    Votre sens de la confidentialité ; 
•    Votre diplomatie.