ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
Université pluridisciplinaire membre de la COMUE « Université de Lyon », l’Université Jean Monnet de Saint-Etienne offre une large gamme de formations en phase

POSITIONNEMENT :
Le/la responsable administratif.ve du Service Suivi de la Formation nouvellement créé (2,5 ETP) sera placée sous la responsabilité directe de la Directrice de la Direction de la Formation et de l’Insertion Professionnelle (DFIP).

La DFIP est une direction centrale de l’Université Jean Monnet qui a pour vocation d'être au service de l'étudiant.e et de l’apprenant.e, de son inscription à l’obtention de son diplôme, dans le cadre de son cursus d’études, qu’il relève de la formation initiale ou continue. La DFIP couvre également les missions d’appui à la pédagogie.

LA DFIP, engagée dans un processus de réorganisation, comprend désormais 5 services :

-  Service d’Accès aux Formations et Applications Fonctionnelles (AFAF) ;

-  Service du Suivi de la Formation ;

-  Service d’Information, d’Orientation et d’Insertion Professionnelle (SIOP/Cap Avenir) ;

-  Service Universitaire de Formation Continue (SUFC) ;

-  Service Universitaire de Pédagogie (SUP).

MISSIONS PRINCIPALES :
La personne recrutée aura les missions suivantes :

☑ Contribuer, sur le volet Formation/Scolarité (formation initiale et continue) et en complémentarité avec le service d’Accès aux Formations et Applications Fonctionnelles (AFAF), à la mise en œuvre de la politique de formation au sein de l’établissement en formulant des propositions et en assurant une bonne coordination avec les scolarités des composantes ;

☑ Assurer la gestion du service Suivi de la Formation (dont l’encadrement hiérarchique, le cadrage et le suivi des opérations conduites) ;

☑ Organiser le service dans un esprit de transversalité ;

☑ Piloter et coordonner les projets relatifs à la Formation conduits avec des acteurs internes et partenaires (groupes de travail en lien avec les composantes - facultés, instituts, par ex.) en « mode projet » ;

☑ Animer le réseau des responsables et acteurs de scolarité des composantes de l’UJM ;

☑ En lien avec le Vice-Président en charge de la Formation, expertiser les documents, préparer les délibérations de la Commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU), veiller au respect des échéances concernant les sujets en lien avec les formations (capacités, modalités de contrôle des connaissances et connaissances (MCCC), blocs de compétences…) ;

☑ Assurer la communication et le suivi des décisions prises en CFVU ;

☑ Contribuer aux actions de promotion de la nouvelle offre de formation, en coordination avec le/la chargé.e de communication DFIP et en lien avec les composantes ;

☑ Instruire et expertiser les conventions et tout document relevant de la formation (recours, MCCC...) et de la réussite étudiante / à l'insertion professionnelle ;

☑ Veiller à la diffusion et à la mise en œuvre de la règlementation nationale et de l’établissement en matière de

scolarité ;

☑ Assurer la veille juridique sur les sujets liés aux domaines de la Formation, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques et Statutaires (DAJS) ;

☑ Assurer le suivi qualité et la fiabilisation des données (archivage, processus de suivi…) ;

☑ Contribuer, sur le volet Scolarité, au suivi des inscriptions, des résultats, de la diplomation, en complémentarité avec le service AFAF ;

☑ Assurer la mise en œuvre et l’amélioration des procédures et outils de gestion liés au domaine de la formation ;

☑ Informer, accompagner et former le cas échéant les utilisateurs internes (composantes) et les usagers sur les différents outils de scolarité.

COMPÉTENCES PRINCIPALES :

-Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur ;

-Avoir une connaissance opérationnelle de la gestion de l’offre de formation à l’université, de sa conception à sa mise en œuvre ;

-Avoir des notions concernant les systèmes d’information propres aux métiers de la Scolarité (souhaitable) ;

-Maîtriser l’environnement bureautique et les outils numériques ;

-Savoir travailler en équipe, de façon transversale et avec différents interlocuteurs, dont des représentants de

l’équipe politique ;

-Jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision ;

-Savoir s’organiser et rendre compte de son travail ;

-Savoir communiquer à l’écrit et à l’oral ;

-Savoir faire preuve de pédagogie ;

-Savoir s’adapter, anticiper et prendre des initiatives.

Formation et expérience souhaitée
Niveau de formation : Bac+3/Bac+5 et expérience en service Suivi de la Formation/Scolarité.

AVANTAGES LIES AU POSTE :
Participation aux frais de transports en commun sur l’ensemble du territoire départemental ;

Possibilité de télétravail, selon les nécessités et l’organisation du service ; Vous bénéficiez de 49 jours de congés pour une année entière de travail ; Participation Mutuelle à hauteur de 15 EUR/mois ;

Des offres loisirs, sport et culture pour l’ensemble des agents ;

Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle ou le co-voiturage sur les trajets domicile-travail.