L’université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est pluridisciplinaire puisqu’elle embrasse également de manière innovante le champ des sciences et des technologies, mais aussi du droit, de l’économie et de la gestion.

Membre fondateur de l’Université de Toulouse, l’UT2J déploie ses activités de formation et de recherche à Toulouse (campus du Mirail et centre-ville) ainsi que dans plusieurs départements en Région Occitanie et à l’international (Malaisie).
L’université accueille tous les ans plus de 30 000 étudiant·e·s dans 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT) , 1 école interne et 1 INSPE.
Présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).

Les ressources humaines de l’université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant·e·s et enseignant·e·s-chercheur·e·s et 870 BIATSS, pour une masse salariale de plus de 146 M€.

Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.

L’université compte 230 000 m2 de surfaces bâties. Le campus du Mirail a été reconstruit dans sa quasi-totalité, offrant un environnement de travail optimal.

L'UFR assure le pilotage, l’administration et la gestion de l’offre de formation de la licence au master dans les disciplines de la Psychologie. Elle est structurée en 5 départements. L’offre de formation comporte une licence, une licence professionnelle et 14 parcours de masters répartis en 5 mentions.

Vous intégrerez une équipe de 22 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Directeur de l’UFR de Psychologie

Vos missions : 

1) Encadrer, manager et coordonner l’équipe administrative (gestion des ressources humaines) :

• Répartir et organiser l’activité des personnels administratifs en cohérence avec les objectifs et besoins de l’UFR (le RAF est le N+1 de 12 agents, N+2 de 10 agents)
• Définir les fiches de postes, les emplois du temps individuels, les besoins et négocier les moyens humains
• Réaliser les entretiens professionnels individuels
• Gérer les services, les carrières, les congés et les absences des personnels administratifs du service
• Gérer des conflits, médiation, concertation
   

2) Piloter et coordonner la gestion administrative de l’UFR, assurer l'interface entre la composante (équipes administrative et pédagogique) et la Direction Générale des Services et les services centraux :

• Mobiliser les moyens humains et matériels à la disposition de la composante dans l'objectif de  réaliser les missions et les objectifs assignés par l’établissement
• Piloter et coordonner l’ensemble des opérations de gestion de la scolarité́ des étudiants (de l'inscription à la remise du diplôme)
• Piloter, mettre en œuvre, coordonner et contrôler l’application de la réglementation et le respect des procédures en ce qui concerne tous les champs d’intervention de l’UFR (scolarité, affaires sociales, examens, hygiène et sécurité..)
• Administrer le conseil de l’UFR en appui de la direction d’UFR, communiquer les décisions du Conseil en coordination avec le secrétariat de direction et mettre en application les décisions relevant des domaines d’activité du service administratif et de scolarité
• Organiser les élections au Conseil d’UFR
• Mettre en place des actions de communication en interne et en externe à destination des étudiants, des enseignants et des personnels administratifs
   

3) Préparer le budget de l’UFR, en contrôler l’exécution, en assurer le suivi et l’analyse des dépenses (gestion financière) 

• Établir et proposer le budget de l’UFR, au format GBCP (depuis 2016)
• Définir les besoins et les orientations budgétaires
• Négocier les moyens financiers auprès des services centraux (DAF et VP-Moyens)
• Contrôler et analyser de sa répartition et de son exécution
• Établir un bilan annuel
• Assurer le suivi des recettes et des dépenses
  Établir et suivre les conventions avec les partenaires extérieurs à l’UFR

Liste non exhaustive

Les entretiens se dérouleront le lundi 29/04 ou le mardi 30/04

Date de prise de poste : 13/05/2024

CDD 12 mois renouvelable

Connaissances :

• Règlementation, le fonctionnement et l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Règlementation et le fonctionnement de l’Université et de ses différentes structures
• Mode de fonctionnement, rôle et compétences des instances de l’UFR et de l’Université
• Connaître l'offre de formation de l'UFR et de l'UT2J
• Règlementation des domaines d'activités traités et plus spécifiquement les règles et les procédures liées à la scolarité (scolarité, finances, RH des personnels administratifs et enseignants)

Savoir-faire :

•  Maîtriser les techniques d'encadrement, de motivation et d'animation d'équipe
• Savoir travailler en équipe
• Savoir accompagner ses collaborateurs
• Coordonner et contrôler l’application de la réglementation et des procédures au sein de l’UFR, en ce qui concerne tous les champs d’intervention de l’UFR (scolarité, financier, RH, …)
• Maîtriser l'environnement bureautique (Word, Excel, Adobe pro...)
• Connaître et maîtriser les bases des logiciels métiers : SIFAC, CHORUS, APOGEE, CELCAT, E CANDIDAT
• Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale

Savoir-être :

• Avoir le sens de l'écoute, être diplomate et respecter la confidentialité
• Démontrer de bonnes capacités relationnelles
• Être consciencieux, rigoureux, méthodique et autonome
• Être polyvalent et avoir une bonne capacité d'adaptation
• Être respectueux de la hiérarchie et de ses collaborateurs

Conditions de diplômes : Bac+3 minimum

Expérience requise  : Une première expérience dans les domaines précités  serait souhaitable.

Les candidatures sont à adresser à recrutements@univ-tlse2.fr