Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Services Centraux Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

Le Collège doctoral met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Le Collège doctoral est composé :

• des écoles doctorales de Sorbonne Université
• d’un département des inscriptions, de l’accompagnement, des diplômes et des missions
• d’un département formation et carrières
• d’un service des Affaires générales

La direction du collège doctoral est assurée par un directeur ou une directrice et deux directeurs adjoints ou directrices adjointes (personnels d’enseignement et de recherche élus pour une mandature).

Le collège doctoral comprend 52 personnels (15 A et 37 B).

Localisation du siège du Collège doctoral : Sorbonne Université – Campus des Cordeliers, 15 rue de l’École de Médecine 75006 Paris

Fonctions : Responsable administratif-ve du collège doctoral

Emploi-type : J1C24 - Responsable de l'administration et du pilotage

Catégorie : A

Corps : IGR ou IGE expérimenté(e)

BAP : J

MISSION :

Sous l’autorité de la directrice ou du directeur du collège doctoral, la/le responsable administratif-ve :

• contribue à la définition et à la mise en œuvre de la politique de formation doctorale
• conduit de manière opérationnelle la gestion du Collège doctoral en coordonnant l’ensemble des fonctions d’appui au doctorat
• assure le pilotage administratif  et gère au quotidien les finances, les ressources humaines, la communication, la logistique.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Pilotage opérationnel :

• Assurer le fonctionnement opérationnel du Collège doctoral et contribuer à sa mise en œuvre et à l’évolution de son organisation
• Préparer les réunions et les conseils et organiser la mise en œuvre des décision
• Préparer les dossiers nécessitant un examen dans les Conseils centraux de l’Université
• Mobiliser de façon transversale les services de niveau facultaire et universitaire concernés par le doctorat afin d’optimiser les procédures administratives (DR&I, DFTLV, DRH, DAIE, etc.)
• Piloter la préparation et l’exécution du budget de la structure
• Diffuser et faire appliquer les arbitrages et règles de gestion communes de l’établissement
• Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes
• Être le garant du respect du calendrier de gestion
• Proposer et conduire une politique de communication en interne et en externe, s’assurer du relais des informations
• Organiser le suivi des conventions relatives au doctorat
• Préparer les conseils du collège doctoral

Démarche qualité :

• Assurer une veille réglementaire, la diffuser et veiller à l’application de la réglementation
• Superviser la préparation des bilans annuels d’activité de la structure
• Superviser la mise en qualité des données saisies dans les systèmes d’informations relatives aux doctorats
• Superviser la production d’indicateurs relatifs au doctorat, en lien avec la direction de l’évaluation et de l’aide au pilotage
• Préparer les ventilations annuelles des contrats doctoraux et des budgets des écoles doctorales
• Superviser l’optimisation des procédures de gestion internes
• Conseiller le directeur de la structure et les directeurs des écoles doctorales

Ressources humaines

• Diriger et animer l’équipe des responsables de service de la structure et encadrer les personnels du service Affaires générales
• Préparer la révision des effectifs annuelle, en suivre la mise en œuvre, superviser les recrutements des personnels BIATSS
• Coordonner les campagnes d’avancement et d’entretien professionnel des personnels BIATSS de l’ensemble du Collège doctoral
• Préparer et assurer le suivi des dossiers de la Commission de prévention et de résolutions des conflits, prévenir les contentieux liés aux doctorats, en lien avec le service juridique et la DRH

Présence requise au moment de la rentrée, des événements structurants de la formation doctorale et de la fin d’année universitaire.

Connaissances transversales requises :

• Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements d’enseignement supérieur et de recherche ;
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement, des instances et des circuits de décision d’une université ;
• Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines
• Connaissance approfondie de l’environnement de l’enseignement supérieur, de la recherche et du doctorat
   

Savoir-faire :

• Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion ;
• Manager et animer des équipes ; gérer des conflits ;
• Conduire un entretien ;
• Conduire des négociations individuelles ou collectives ;
• Gérer un projet et conduire le changement ;
• Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, analyser des résultats ;
• Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques ;
• Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure ;
• Élaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
   

Savoir-être :

• Rigueur, organisation, disponibilité, réactivité et adaptabilité
• Esprit d’initiative et de synthèse
• Bonnes qualités relationnelles et humaines, sens de l’écoute

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence CD) à l'adresse email suivante : recrutement@sorbonne-universite.fr