DGD FORMATION – Direction de la Scolarité - Relai Scolarité Campus Pont-de-Bois
Villeneuve d'Ascq - Campus Pont-de-Bois

La Direction de la Scolarité est présente sur 4 campus (Cité Scientifique, Pont-de-Bois, Moulin et Santé) et compte 53 agents. Elle assure les missions relatives à la gestion du parcours de l'étudiant (admission, inscription, diplomation) et son suivi (accompagnement à la réussite). Le relai scolarité Pont-de-Bois est une équipe constituée de 15 personnes et est en charge des missions relatives à l'admission, aux inscriptions administratives, à l'organisation des examens et à la diplomation, pour les composantes du campus. Il accueille et informe les étudiants.

Le responsable adjoint du relai Pont-de-Bois assiste le responsable dans la mise en œuvre de ces missions, et dans l'encadrement des agents du service.
Il aura également en charge l’organisation de la chaîne d'inscriptions administratives.

Disponibilité requise en période de forte intensité (juillet à septembre et sessions d’examen)

CDD de 3 ans renouvelable pour les agents contractuels

1) Encadrement et animation d’équipe
• Assister la responsable dans l’organisation et la coordination des activités du service et la suppléer en cas d’absence.
•  Apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative
• Assurer plus particulièrement l'encadrement hiérarchique des personnels chargés de l’organisation des inscriptions administratives et des examens.
• Encadrer l’équipe de vacataires (environ 20) pendant la période de chaîne d’inscription (juillet à Septembre) et d’examen (80 vacataires)
• Organiser le recrutement des vacataires

2) Pilotage et suivi de l’activité du relai
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des tableaux de bord et des documents pour améliorer le fonctionnement du service pour l’ensemble de son activité : admission, inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques en ligne, organisation des examens et suivi de la diplomation des étudiants du campus (en lien avec les autres services de la direction et les facultés du campus PDB)
• Dans le cadre de la démarche Services Publics +, piloter l’amélioration des processus existants (organisation des examens, remontée des résultats en vue de la diplomation etc.) en lien avec la cellule Amélioration Continue de l’université et la directrice et directrice adjointe de la scolarité
• Participer à la conduite du changement des pratiques dans le domaine de la scolarité, au sein du relai et en lien avec les composantes et facultés du campus

3) Organiser les inscriptions administratives du campus Pont-de-Bois
• En lien avec la référente Inscriptions administratives de la direction de la scolarité, coordonner les activités relatives aux inscriptions administratives pour le campus Pont-de-Bois
• Encadrement hiérarchique des personnels en charge de la réalisation des inscriptions administratives (agents et vacataires)
• Piloter la logistique et le suivi administratif (contrats et suivi des heures de vacation) de la chaîne d’inscription de Juillet à Août
• Assurer la tenue de la régie pour le relai Pont-de-Bois.

4) Organiser les examens
• Piloter le recrutement et le suivi administratif (contrat et suivi des heures de vacation) des surveillants d’examen (environ 80 vacataires par an)
• Encadrement hiérarchique des personnels en charge de la préparation et du bon déroulement des examens (agents et vacataires)
• Piloter l’organisation logistique des examens : préparation des salles d’examen etc…

5) Enjeux et perspectives
• Changement prochain de SI Scolarité (remplacement d’Apogée par Pégase horizon 2028)
• Contexte de réorganisation de la direction de la scolarité et de modernisation : accentuer l’accompagnement des composantes dans le cadre de la nouvelle répartition des compétences, impulser la poursuite des chantiers d’amélioration des process initié dans le cadre de SP+

Connaissances

Bonne connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la structuration des établissements universitaires.
Maîtrise du fonctionnement institutionnel de l’université, de ses composantes et de l’offre de formation.
Connaissance approfondie de la réglementation relative à la gestion de la scolarité (inscription, admission, bourses, vie étudiante).
Maîtrise des règles encadrant les relations entre le public et l'administration.

Savoir-faire opérationnels

Expérience en encadrement d’équipe, gestion des ressources humaines et régulation des situations conflictuelles.
Maîtrise des outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité (Apogée, eCandidat, MonMaster...) ainsi que des outils métier (EVAD, Business Objects, etc.).
Maitrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint).
Capacité à interpréter et appliquer les normes réglementaires dans un cadre professionnel.
Bonne expression écrite et orale, adaptée à différents interlocuteurs.
Capacité à élaborer et piloter des outils de suivi et d’analyse de l’activité.

Savoir-faire comportementaux

Fiabilité, rigueur et sens de l’organisation.
Esprit d’initiative et capacité de conseil.
Aptitude à travailler en équipe et en réseau, en interne comme en externe.
Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et capacité à gérer les priorités dans un calendrier contraint.
Sens du service, qualité d’écoute, maîtrise de soi et courtoisie.
Autonomie dans le travail et capacité à rendre compte.

BAC+3 minimum pour les agents contractuels.

Expérience dans le domaine d'activité et si possible sur des fonctions d'encadrement