Votre environnement professionnel 

Le cabinet est organisé en un pôle (Secrétariat-Protocole) et deux bureaux fonctionnels (Organisation–Évènements, Fonctionnement et Moyens) dont les missions sont principalement des activités d’organisation et de fonctionnement logistique.

Le bureau Organisation-Evénements coordonne toute l’organisation matérielle des colloques, séminaires, conférences, réceptions et visites du Conseil d’Etat.  

Pour coordonner ces activités, la cheffe de cabinet et la cheffe du bureau Organisation-Evénements s’appuient sur une équipe de 8 personnes chargées de fonctions de secrétariat, d’organisation et de coordination.

Vos missions 

Sous l’autorité de la direction du bureau, et en étroite collaboration avec les directions supports (communication, équipement et informatique), vous exercez vos fonctions sur le site du Palais-Royal :

1/ Prestation technique en régie et en salle pour la captation des évènements (protocolaires et non-protocolaires) :

Après installation et vérification du matériel, assurer la technique vidéo :

- Pour les séances d’assemblée générale et de commission permanente : captation en salle et enregistrement audio des débats, séquençage et archivage ;

- Pour les évènements : selon les besoins, captation (en salle ou à distance), enregistrement et diffusion (streaming) audio et vidéo (plans fixes ou dynamiques) des colloques pour lesquels le bureau est sollicité en lien avec la direction de la communication : colloques de la section des études, de la prospective et de la coopération (SEPCO), de la direction de la bibliothèque et des archives (DBA), d’organismes externes accueillis au Palais-Royal.

Selon la nature et dimension de l’évènement, l’exploitation de la régie est réalisée conjointement ou non avec la direction de la communication et un prestataire. La maintenance de la régie est en revanche assurée par la direction de l’équipement

2/ Accueil et orientation du public

3/ Secrétariat :

- Gestion des demandes de réservation de salles ;

- Assistanat de service : traitement et rédaction de courriers, classement et archivage, confection de dossiers (stagiaires etc.), recherche de documents et d’informations, accueil téléphonique (information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes) etc.

- Rédaction et envoi de cartons d’invitation (mail ou papier) ;

- Gestion des inscriptions ;

- Elaboration des chevalets et badges ;

- Suivi des évènements : alimentation du tableau de suivi des évènements, préparation des bons de commande et de réception, traitement des bons de livraison, certification des factures pour paiement, etc.

 Vous pourrez être amené(e) à suppléer l’équipe d’huissiers.

Ce poste requiert une grande ponctualité. 

Télétravail impossible sur ce poste.

Permis de conduire obligatoire

Liens hiérarchiques et fonctionnels  :

N+1 : cheffe du bureau organisation-évènements 

N+2 : Cheffe de cabinet :

La prise de service s’effectue entre 8h15 et 9h00, et 45 minutes avant l’heure de l’évènement (première séance, colloque). Néanmoins, au regard des nécessités de service, les horaires peuvent être aménagés en fonction des évènements.

Une formation sera dispensée pour l’utilisation du matériel de la régie.

Vous possédez les compétences et savoirs suivants : 

Connaissances

Niveau expert :

•     Savoir travailler en équipe.

Niveau maîtrisé :

·       Installation et vérification du matériel technique adapté 

·       Diagnostic des contraintes d’une organisation, d’un évènement

·       Communication écrite et orale  

Niveau pratique :

·       Connaissance de l’organisation du Conseil d’Etat et du contexte institutionnel

·       Connaissance bureautique

Savoir-faire

Niveau expert :

·       Rendre compte de son activité

·       Respect de la confidentialité et du secret professionnel

Niveau maîtrisé :

·       Organisation et gestion du temps

·       Rapidité et soin dans l’exécution des travaux

·       Savoir signaler et contrôler

·       Esprit d’initiative

Savoir-être

·       Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs

·       Aptitude à gérer des situations d’urgence et des demandes multiples avec mesure et diplomatie

·       Discrétion et rigueur

·       Bonne présentation

Vous êtes titulaire du permis de conduire. 

Important : le Conseil d’Etat met en œuvre un plan de lutte contre les discriminations et pour la promotion de la diversité. Si vous vous estimez victime d’une discrimination dans le cadre du processus de recrutement, vous avez la possibilité d’adresser un message à la boîte fonctionnelle suivante : allodiscrim@orange.fr

Les critères de discrimination sont énumérés à l’article 1er de la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008.