L’université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est pluridisciplinaire puisqu’elle embrasse également de manière innovante le champ des sciences et des technologies, mais aussi du droit, de l’économie et de la gestion.

Membre fondateur de l’Université de Toulouse, l’UT2J déploie ses activités de formation et de recherche à Toulouse (campus du Mirail et centre-ville) ainsi que dans plusieurs départements en Région Occitanie et à l’international (Malaisie).
L’université accueille tous les ans plus de 30 000 étudiant·e·s dans 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT) , 1 école interne et 1 INSPE.
Présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).

Les ressources humaines de l’université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant·e·s et enseignant·e·s-chercheur·e·s et 870 BIATSS, pour une masse salariale de plus de 146 M€.

Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.

L’université compte 230 000 m2 de surfaces bâties. Le campus du Mirail a été reconstruit dans sa quasi-totalité, offrant un environnement de travail optimal.

L'UFR LLCE met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans le champ « sciences humaines et sociales (LLCER, LEA et LANSAD) » en assurant une mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire avec les 7 départements qui la composent.

Vous intègrerez une équipe de 50 agents et serez sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier de l’UFR.

Vos missions consisteront à :

1/ Accompagner la fonction Scolarité, sous l'autorité du Responsable Administratif et Financier de l’UFR :

•Superviser le déploiement de PEGASE et des nouveaux logiciels de la scolarité tout en assurant une veille sur l'évolution et le développement des applications.

•Participer au développement technique et fonctionnel des progiciels de scolarité (groupes de travail).

•Paramétrer, former et assister les départements lors du déploiement des systèmes d'information de scolarité dont la saisie des notes par le web (SNW). 

•Interagir avec la direction de la scolarité (DiSco) et les Responsables administratifs de départements.

•Assurer un appui et une assistance de proximité auprès des gestionnaires de scolarité.

2/ Coordonner l'offre de formation de sa conception à sa publication :

•En lien avec la DiSco et en étroite collaboration avec les départements,  participer au dialogue interne d'accréditation des formations de l'UFR.

•Etre en appui à la modélisation des formations en interaction avec la DiSco et les départements : éléments constitutifs d'UE et des blocs de compétences.

•Assurer la publication de l'offre de formation sur le site de l'université en veillant à son actualisation régulière.

•Contribuer à la mise en place de la démarche "approche par compétences".

3/ Coordonner la gestion dématérialisée des demandes d'entrée en formation et des inscriptions :

•Paramétrer et assurer l'assistance de  "Parcoursup" et de "Trouver Mon Master" avec la Disco  :  paramétrer les bases de données des formations, attribuer les comptes utilisateurs, accompagner, conseiller le travail d'élaboration des classements effectués par les commissions d'admission.

•eCandidat : assurer l'interface entre la DiSco et les départements (paramétrage, formation et assistance...).

•Inscriptions administratives : en étroite collaboration avec la DiSco et les Responsables administratifs de département, assurer l'assistance en ligne et la formation des vacataires étudiants.

•En lien avec les départements, assurer un appui aux inscriptions et contribuer à la réflexion sur la dématérialisation des inscriptions.

Savoirs  :

•Connaître  l’organisation et  le fonctionnement  de l’enseignement supérieur et de la recherche et de l'université                              

•Connaître de façon approfondie la règlementation et les procédures de la scolarité

•Connaître et maîtriser l'offre de formation de l'UFR

•Connaître et maîtriser les règles de la scolarité, de l'inscription au diplôme

Savoirs faire :

•Exercer ses activités en autonomie, s’organiser en prenant des initiatives dans le cadre des responsabilités définies

•Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques en fonction du domaine d’activité : APOGEE,  Business Objects, KSup, Pandore, Ecandidat, SNW

•Concevoir des tableaux de bord

•Maîtriser la communication écrite et orale : être capable de rédiger des textes adaptés aux interlocuteurs auprès desquels ils seront communiqués

•Savoir mobiliser, coordonner et animer les collaborateurs

•Assurer un rôle de veille, de suivi et de conseil administratif et technique

Savoirs être :

•Faire preuve d'un bon relationnel, d'adaptabilité, de capacité d'anticipation                                                                                                                                                           

•Savoir prendre des initiatives et être force de propositions

•Rendre compte

•Gérer les périodes de surcharge de travail et savoir hiérarchiser  les priorités

•Travailler en équipe

Conditions de diplômes : Bac minimum

Expérience requise  : 1 an minimum d’expérience dans la gestion de la scolarité, fonctionnement et organisation d'un EPSCP