La division des cabinets (DDC) apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux et aux structures qui leur sont rattachées.
Ses principales missions sont :
- assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
- assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,
- assurer l’ enregistrement, l’ analyse et l’ orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
- assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
- présenter les projets de textes à la signature des ministres et assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
- instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
- intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.

Description du département ou de la mission :

Le département des relations avec les particuliers a pour mission d'orienter vers les directions d'administration centrale, les services territoriaux ou les opérateurs placés sous la tutelle des membres du Gouvernement (ministres chargés de la santé, de la sécurité sociale, des solidarités, de la cohésion sociale, du travail, de l'emploi, de l'insertion professionnelle), les courriers adressés par les particuliers aux ministres ou d'apporter une réponse circonstanciée aux courriers précités.

Il comprend 3 Pôles d’activité : le Pôle situation médicale, le Pôle situation sociale et le Pôle situation professionnelle. Ces 3 Pôles sont composés d'un responsable de Pôle, d'un suppléant et de rédacteurs.

Encadrement (oui ou non) : sans objet

Sur site et en télétravail :
1. L' agent renseigne le logiciel de traitement des courriers (PEGASE)
2. Il fait des propositions de réponse aux citoyens en se tenant informé de l'actualité des ministères sociaux et en utilisant les éventuels éléments de langage fournis par les cabinets.
3. L'agent participe à la rédaction de nouvelles lettres types et à leur mise à disposition de la DDC et des cabinets.

Sur site uniquement :
1. L'agent procède aux corrections demandées par sa hiérarchie.
2. Il scanne les courriers signés et procède à leur envoi.
3. Il enregistre les réponses des services dans le logiciel PEGASE
4. Il assure à tour de rôle la permanence téléphonique.
5. Il procède à l'archivage.

Activités annexes :
Il assure la continuité du service à l'intérieur du Pôle dans lequel il est affecté et plus largement des autres pôles du département.
Il gère certains appels téléphoniques, dans le cadre d'une permanence téléphonique.
Il peut être amené à scanner les courriers reçus.

Spécificités du poste / Contraintes :
Le flux, parfois irrégulier, du courrier (fonction de l'actualité ministérielle).
La diversité des thématiques abordées et le nombre important de courriers à traiter.
Le contact direct avec le particulier.
Travail d'équipe.

Spécificités du poste / Contraintes :

Le flux, parfois irrégulier, du courrier (fonction de l'actualité ministérielle).
La diversité des thématiques abordées et le nombre important de courriers à traiter.
Le contact direct avec le particulier.
Travail d'équipe.

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Compétences requises :

Connaissance de l’environnement institutionnel M
- Connaissance des thèmes traités par le Pôle A
- Système de classement et d’archivage M

Savoir-faire :
- Qualités rédactionnelles E
- Utilisation des outils bureautiques et informatiques notamment Word, PEGASE, messagerie, Internet M
- Utilisation des techniques de lecture rapide A
- Capacité de synthèse M
- Capacité d’analyse M
- Savoir effectuer des recherches documentaires M

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Sens du service public ***
- Capacités d'organisation **
- Qualités relationnelles **
- Réactivité **
- Autonomie et savoir rendre compte **
- Discrétion professionnelle **
- Esprit d’équipe ***

Expérience professionnelle :
Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle (oui ou non) : oui

 Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail (T1)
1 Initiation au logiciel de traitement du courrier, PEGASE
2
3

Autres formations utiles au poste
1Techniques rédactionnelles
2
3

Contacts : (mails et téléphone)

ddc-drp@ddc.social.gouv.fr

La Cheffe de département :
Céline GEYSSENS, 01 40 56 75 94

L'adjointe à la Cheffe de département :
Sandrine DEPINCE, 01 40 56 73 32