RIFSEEP : 2
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter :
Anne BARBRE, directrice de la DCIAT : anne.barbre@ille-et-vilaine.gouv.fr
Gaëlle BUTSTRAEN, directrice adjointe de la DCIAT : gaelle.butstraen@ille-et-vilaine.gouv.fr

Le chargé de la coordination administrative est affectée à la Direction de la coordination interministérielle et de l’appui territorial (DCIAT), le service en charge de la coordination des politiques publiques et de l'environnement et de l'utilité publique à la préfecture d'Ille-et-Vilaine.


Le pôle de coordination des politiques publiques comprend plusieurs chargés de mission spécialisés sur des politiques publiques (animation territoriale/ accueil et intégration des réfugiés/ économie et emploi) mais aussi une mission consacrée à la coordination administrative.


Au sein de cette mission de la coordination administrative, composée de 3 agents (B), le chargé de la coordination administrative assurera les missions suivantes, sous l’autorité de la directrice adjointe :
assurer l’interface entre les DDI et le corps préfectoral (mise en signature des documents, correspondances, projets d’arrêtés, etc.).
préparer les dossiers du collège des préfets, du CAR et du pré-CAR, en lien avec les services du SGAR, pour le secrétaire général et le secrétaire général adjoint ;
préparer et organiser, en lien avec les DDI et autres services de la préfecture, les dossiers des réunions interministérielles : la réunion mensuelle de l’encadrement départemental, les bilatérales avec le secrétaire général et le secrétaire général adjoint ou encore les échanges thématiques avec les chefs de service départementaux;
préparer les dossiers des déjeuners de travail du corps préfectoral avec le président du Conseil départemental d'une part et la présidente de Rennes métropole et la maire de la ville de Rennes d'autre part ;
préparer la synthèse hebdomadaire de l’action des services de l’État en Ille-et-Vilaine ;
mettre à jour les délégations de signature ;
publier les arrêtés transmis par les services au recueil des Actes Administratifs (RAA).

Le chargé de coordination administrative suit et enregistre, en lien avec la DRFIP, les dossiers relatifs au foncier public de l’État, notamment concernant la réaffectation ou le déclassement de biens inutilisés.


Le chargé de la coordination administrative vient en appui de ses collègues pour :
Recherche d’informations, synthétisation de données et rédaction de fiches, documents d’informations à destination de partenaires extérieurs à la préfecture ;
Gestion du courrier de la direction, suivi des réponses apportées, traitement du courrier réservé de la direction ;
Suivi des besoins de la direction en lien avec les autres directions de la préfecture, notamment pour les questions informatiques ;
Gestion des déplacements et frais afférents sur CHORUS-DT

S’agissant des horaires, la présence d’un des 3 chargés de la coordination administrative est requise jusqu’à 18h00 du lundi au vendredi. Cette présence est organisée par roulement, impliquant une arrivée plus tardive ce même jour, dans le respect des horaires prévus par le règlement intérieur de la préfecture.
 
Ce poste requiert des capacités d'organisation mais aussi d'anticipation compte tenu de la masse d'informations à traiter. Il est important de savoir travailler en réseau, de se montrer réactif et autonome tout en rendant compte à la hiérarchie, notamment pour alerter en cas de blocage.

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique/ niveau pratique - requis
Avoir des compétences juridiques/niveau pratique-requis

Savoir-faire
 
Savoir travailler en équipe/niveau maîtrise-requis
Avoir l'esprit de synthèse/niveau pratique-requis
Savoir s'organiser/niveau pratique/requis
Savoir rédiger/niveau pratique-requis
 
Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement/niveau pratique-à acquérir
Savoir communiquer/ niveau maîtrise - à acquérir

Activités du service
 
La mission de coordination administrative, au sein du pôle de coordination des politiques publiques, assure une fonction transversale aux missions thématiques (animation territoriale, accueil et intégration des réfugiés, plan de relance, développement économique et emploi). Cheville ouvrière du pôle de la coordination des politiques publiques, cette mission est la porte d’entrée des DDI, la vigie du pôle, le lieu de centralisation de l’information.

Composition et effectifs du service
 
1 A+
3 chargés de la coordination (B)

Liaisons hiérarchiques
Le préfet, le secrétaire général de la préfecture, le secrétaire général adjoint, la directrice de la DCIAT, la directrice adjointe de la DCIAT

Liaisons fonctionnelles

En interne : les bureaux de la direction, les directions de la préfecture
En externe : l'ensemble des services départementaux de l’État (les DDI notamment), mais aussi les unités départementales ou territoriales des directions régionales.