Groupe RIFSEEP 2
Vos activités principales :
En votre qualité d’assistant(e) de direction, vous serez affecté(e) au pôle secrétariat du secrétariat général du haut-commissariat et sous l’autorité de la responsable du secrétariat mutualisé (catégorie B).
Vous apporterez votre soutien organisationnel à ces deux cadres dans l’exercice de leurs missions :
        Gestion logistique :
-       accueil physique et téléphonique des RDV de la direction
-       gestion des agendas et préparation des dossiers d’un directeur
-       profil ASSIST dans l’application Chorus Déplacement Temporaire (Chorus DT) pour préparer les déplacement professionnels du directeur et en lien avec le bureau des moyens (réservation de transports, d’hébergements)
-       rédaction et suivi des ordres de missions individuels des agents habilités à se déplacer dans le cadre de leurs fonctions en lien avec le bureau des moyens ;
-       gestion des plannings de réservation de salle de réunion et de visioconférence pour les réunions du directeur ;
-       validation des demandes d’absences ou de régularisation d’horaires déposées dans CASPER après avis du directeur et suivi des absences des encadrants de la direction (chefs de bureau et adjoints) ;
-       organisation des moments de cohésions pour les agents (journée annuelle des agents du haut-commissariat, repas de fin d’année de la direction…)
         Gestion administrative :
-       réception et enregistrement des courriers à mettre au visa du directeur
-       suivi du chrono des courriers envoyé par le directeur
-       mise à jour des arrêtés de délégations de signature du directeur avec publipostage
-       classement et archivage en lien avec le référent archives.

Dans le cadre de vos missions, vous assurerez également des missions transversales à fortes responsabilités :
- la suppléance des autres agents du pool du secrétariat général durant leurs absences ;
- l’aide ponctuelle, lors des périodes à forte activité.

Le poste nécessite une aisance dans la communication et de la rigueur.
Un réel esprit d’initiative et de la polyvalence sur l’exécution de mission de secrétariat.
Il est attendu un grand sens des relations humaines et du travail en équipe pour s’intégrer dans une petite équipe. L’emploi requiert de la discrétion en raison de la confidentialité des dossiers traités.
Emploi soumis à une forte disponibilité, amplitude horaire parfois longue
L’agent devra posséder de bonnes connaissances en bureautique. Expérience de 3 ans en secrétariat de direction MCP souhaitée.
Durée attendue sur le poste : 4 ans

Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel - niveau EXPERT requis ;
- Avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau PRATIQUE requis ;
- Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau EXPERT requis.
Savoir-faire
- Savoir s'organiser - niveau EXPERT requis ;
- Savoir travailler en équipe - niveau MAITRISE requis ;
- Savoir rédiger - niveau MAITRISE requis.
Savoir-être
- Savoir accueillir - niveau MAITRISE requis ;
- Savoir s'adapter - niveau EXPERT requis ;
- Savoir s’exprimer oralement - niveau EXPERT requis ;
- Avoir le sens des relations humaines - niveau EXPERT requis.

Votre environnement professionnel
Activités du service
Placé sous l’autorité du secrétaire général et des secrétaires généraux adjoints, le secrétariat général comprend la direction du conseil, des élections et de la citoyenneté (DCEC), la direction de l’action de l’Etat et de la coordination des politiques publiques (DAECPP), la direction des ressources humaines et des moyens, (DRHM), le bureau des systèmes d’information et de communication (BSIC), la mission économique et défiscalisation nationale (MEDN). Sont également attachés au secrétariat général des chargés de mission.
Composition et effectifs du service
2 membres du corps préfectoral
8 cadre A
Liaisons hiérarchiques
La responsable du secrétariat mutualisé
Les membres du corps préfectoral
Les directeurs
Liaisons fonctionnelles
Ensemble des services du Haut-commissariat et des services de l’Etat présents sur le territoire
 Vos perspectives
Le poste permet d'acquérir une forte expérience en secrétariat de direction. Par ailleurs, il permettra de connaître l'environnement professionnel et de l'organisation administrative du territoire de la Nouvelle-Calédonie.
Les missions effectuées permettront à l’agent de progresser dans sa carrière.