Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

L’agent-e recruté-e sera rattaché-e à l’Unité de Formation et de Recherche de Sociologie, composante du pôle Sociétés de Nantes Université.
Forte d’un effectif de 27 enseignants et enseignants-chercheurs, de plus de 80 vacataires et de 10 personnels administratifs, l'UFR de Sociologie assure la préparation de l'intégralité du cursus d'enseignement et de recherche de sociologie (Licence, Master, Doctorat) en formation initiale.
L'UFR de Sociologie propose des formations en formation continue (Master, Diplôme Universitaire, Certification).

Au sein de l'UFR de sociologie, l'agent-e est placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Secrétaire générale en charge du service de la formation continue. L'agent assure un premier niveau de coordination administrative en lien avec le responsable hiérarchique, l’équipe de direction de l’UFR de sociologie, les responsables des diplômes et le secrétariat pédagogique de Master

Accueillir, informer et orienter le public :
Accueillir le public en individuel ou collectif (accueil physique, téléphonique, courriel, réunion information)
Informer sur les dispositifs de formation continue et d'alternance (pré requis, modalités administratives et pédagogiques, modalités de financement)
Envoyer une documentation adaptée (plaquettes de communication, planning des formations) - Orienter vers les structures ou personnes ressources

Accompagner dans les démarches en amont de l’entrée en formation :
Conseiller sur les financements possibles des frais de formation
Aider au montage du dossier de financement (dossier aide individuelle à la formation - AIF, demande congé individuel à la formation - CPF, relais vers les interlocuteurs)
Aider à l'identification des organismes de stage ou de contrat de professionnalisation, d'apprentissage pour les Master

Gérer les actions de formation continue et alternance :
Saisir numériquement des dossiers "Transition Pro" par région
Collecter, enregistrer et traiter des informations dans les logiciels et bases de données adaptées
Préparer, éditer et traiter les contrats et conventions de formations, les feuilles d'émargement, les attestations de présence, les attestations de fin de formations et tout document à transmettre aux stagiaires et aux financeurs
Assurer le suivi mensuel des stagiaires et alternants (feuilles d'émargement, attestations mensuelles de présence)
Organiser les examens et commissions de jury
Gérer les intervenants : assurer la contractualisation et le suivi des missions, du service fait et du paiement des interventions

Gérer les partenariats (ARIFTS, collectivités territoriales notamment) : Assurer le suivi et la bonne marche des conventions et agréments de formation (master, DEIS…)

Gérer la communication
Contribuer à l'élaboration de documents de communication (guide du stagiaire, plaquettes, affiches)
Participer à des manifestations événementielles : Journées Portes Ouvertes,
Collecter et gérer les données sur les contacts (ex) tuteurs de stage, intervenants, anciens élèves
Enquêtes pour le suivi des stagiaires
Développer la communication sur le site WEB de l'UFR

• Formation et/ou qualification : Bac + 2 (gestion administrative, communication)

• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État (sur présentation d’un justificatif).

Date limite de réception des candidatures : 20 février 2024
Date de la commission de recrutement : 26 ou 27 février 2024
Date de prise de fonctions souhaitée : 06 mars 2024