Le pôle Joséphine Baker accueille des familles, des femmes isolées et des jeunes adultes au sein de 5 centres d’hébergement (CH) en regroupé et d’un dispositif en diffus, pour un total de 676 places. Il gère également au titre de service associé 1 crèche. Il est implanté dans le nord-est de Paris et est rattaché au service des établissements d’hébergement (SEH) au sein de la sous-direction de l’insertion et de lutte contre l’exclusion (SDILE).

La régie du pôle J. Baker est une régie d’avance et de recette mutualisée située sur le CH Pauline Roland. Elle gère principalement l’ensemble des opérations liées à l’activité des structures rattachées à ce pôle, ainsi que celles liées à l’activité de l’atelier chantier d’insertion, le Pari des possibles. Par ailleurs, elle supervise la sous-régie qui gère les opérations de caisse de l’épicerie solidaire Crimée,  située dans les locaux du centre d’hébergement Crimée.

Le service régie est composé d’un régisseur et de 2 mandataires suppléants, dont l’un à 50%. Dans le cadre de ses fonctions, le régisseur et les mandataires sont amenés à être en lien :

-          en interne, avec les services économat, en charge du calcul de la participation financière des résidents et du suivi des crédits sur les comptes, les services socio-éducatifs, les équipes d’animation et la sous-régie ;

-          en externe, avec la cellule régie, la trésorerie principale du Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris, la DRFIP et les convoyeurs de fonds.

Le mandataire suppléant assiste le régisseur pour l’ensemble des établissements rattachés dans :

-          les opérations de dépenses et de recettes dans le respect des dispositions prévues dans l’arrêté de modalité de fonctionnement de la régie et les opérations de recettes de la sous régie du Pôle Joséphine Baker ;

-          les opérations comptables journalières, mensuelles et annuelles ; 

-          la tenue des tableaux de bord, outils de suivis et de statistiques.

Le mandataire suppléant remplace le régisseur dans toutes ses fonctions lors de ses absences. Pendant les périodes de remplacement du régisseur, le mandataire suppléant est personnellement et pécuniairement responsable de la conservation des fonds, des valeurs et des pièces comptables reçues. Il perçoit le versement d’une indemnité de responsabilité au prorata des jours d’absence du régisseur plafonnée au maximum à deux mois.

Ses missions s’articulent principalement autour des items décrits ci-dessous :

ü  Activités quotidiennes :

-        accueil du public ;

-        tenue de la caisse et du registre des disponibilités ;

-        encaissement des recettes (participations des personnes accueillies, tickets repas, recettes de la sous régie…) par les modes de paiement suivants : chèque, espèces, virement et CB ;

-        délivrance des aides accordées aux résidents ;

-        délivrance de tickets repas aux personnel et personnes extérieures ;

-        traitement informatique des dépenses et recettes dans le logiciel Saga de la régie et de la sous régie ;

-        consultation du compte du Trésor Public sur le DFT NET, traitement des opérations des relevés de compte ;

-        opérations de clôture journalière sur le logiciel SAGA ;

-        tenue du journal grand livre.

ü  Autres activités :

-        gestion des valeurs inactives en recettes (tickets repas) et en dépenses (titres services) ;

-        achats de titres de transport destinés aux résidents et de timbres ;

-        envoi des chèques pour encaissement ;

-        tenue et mise à jour des différents registres comptables : quittancier, relevés de compte, balances ;

-        mise à jour des outils de suivis des avances de dépenses et des recettes ;

-        classement et archivage des documents ;

-        assurer le fonctionnement de la sous régie du Pôle Joséphine Baker en cas de besoin.

ü  Activités en remplacement du régisseur :

-          contrôle des opérations de caisse de la régie et de la sous régie ;

-          contrôle des saisies sur Saga ;

-          suivi des disponibilités dépenses et de l’encaisse sur SAGA ;

-          contrôle des éléments de clôture journalière, contrôle de la validité des justificatifs de dépense, opérations de clôture mensuelle et annuelle ;

-          dégagement de fonds et demandes d’approvisionnement de la caisse de la régie, suivi des transferts de fonds et  approvisionnement en numéraire de la sous-régie du Pôle Joséphine Baker ;

-          transmissions des éléments de clôture aux économats des établissements rattachés, à la Trésorerie ;

-          commande des valeurs inactives (tickets repas) auprès de la trésorerie ;

-          transmission auprès des services économat des établissements des états de stocks des titres services et de tickets de métro et des besoins en termes de commandes ;

-          commande des bordereaux de remise de chèques, des journaux à souches ;

-          gestion des effets impayés (chèques) ;

-          tenue et mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivis et de statistiques ;

établissement du planning hebdomadaire d’ouverture de la caisse.

Qualités requises
N°1 Sens des responsabilités
N°2 Obligation de discrétion et de confidentialité
N°3 Rapidité de compréhension et d’exécution

connaissances professionnelles
N°1 Maîtrise de l’outil informatique : word, Excel, Outlook…
N°2 Connaissance de la nomenclature budgétaire et comptable souhaitée

Savoir-faire
N°1 Rigueur, méthode et organisation, goût des chiffres
N°2 Sens du contact et de l’accueil Aptitude à travailler auprès d’une population en difficulté
N°3 Capacité à travailler en équipe