« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »

Le Bureau des Cabinets (BDC) est un service administratif autonome qui apporte son concours aux cabinets des ministères économiques et financiers et assure en leur nom un rôle de coordination et d'interface avec les directions et services (gestion RH des collaborateurs de cabinets, gestion du courrier adressé aux Ministres, etc.).

Les agents du BDC doivent s'adapter aux contraintes particulières des cabinets
ministériels, ce qui suppose une forte réactivité et une grande disponibilité dans
l'exercice de leurs fonctions.

Le Secteur des Moyens Généraux et Protection du Secret est composé de 5 agents répartis dans les cellules suivantes :

- la cellule Protection du secret :
* Gestion de la sûreté à l’appui de l’IGI 1300 : gestion des habilitations des cabinets, du BDC et de certains personnels du SG travaillant pour les cabinets, suivi et gestion des documents sensibles, inventaires des documents sensibles, communication relative à la sûreté,…
* Suivi du PCA du service, …
* Formation à la protection du secret des agents des cabinets et du BDC;
* Gestion de différents outils/applicatifs sécurisés;
* Gestion des cartes d’accès.

- la cellule moyens généraux :
* Suivi des huissiers du BDC : transmission/réception/ventilation de l’ensemble des courriers des cabinets ministériels entre les différents secteurs du BDC et les cabinets;
* Gestion de la Dotation Global de Fonctionnement (DGF) du Bureau des Cabinets;
* Gestion en coût complet des fournitures de bureau, des travaux d’imprimerie, … (devis, commandes, facturations,…);
* Suivi des inventaires de la cellule;
* Correspondant cadre de vie (déménagement, travaux).

Au sein de la cellule gestion des moyens généraux, le (la) titulaire du poste assure la gestion des moyens généraux pour les cabinets ministériels et le bureau des cabinets. A cet effet, il a en charge :
- La gestion des fournitures de bureau :
* Traite les commandes des Cabinets ministériels et du bureau des cabinets en matière de fournitures bureau et de papier, par la réalisation de devis à l’attention du demandeur, après validation il (elle) prépare la commande et la livraison,
* Réalise des commandes (marché et hors marché) de leur approvisionnement jusqu’à la livraison, et contrôle de la cohérence entre le devis, la livraison et la facture, et relance si nécessaire les correspondants du SG/SIEP pour les commandes hors marché et UGAP pour le marché public;
* Suit l’imputation et la répartition des montants des factures passées sur le marché public ou hors marché public pour l’ensemble des cabinets et le BDC;
* Assure le suivi en coût complet des différents achats de fournitures ou de prestions effectués par la cellule moyens généraux et effectue l’inventaire des stocks détenus par la cellule;
* Organise les stocks de fournitures, organise l'acheminement, la manutention des marchandises;
* Gère la base Excel de gestion des stocks (mise à jour des prix, entrées, sorties, bilan mensuel en lien avec le responsable DGF), cette base est amenée à évoluer vers une application de gestion de stocks dédiée.

-Pour les travaux d’impression (cartes de visites, blocs des membres de cabinets, enveloppe avec logo, cartes tricolores …) :
* Organise la bonne réalisation des travaux d’impression demandés par nos clients et faire percevoir ces travaux par PV de perception;
* Tient à jour les bases de données recensant ces travaux et en particulier la base Excel des cartes tricolores des cabinets.

-Le cadre de vie :
* Apporte son concours dans le bon déroulement des prestations logistiques (mobilier, décoration, nettoyage, signalétique, demande de confection et transmission de documents dédiés à cette fonction, participation éventuelle à des réunions ou des ateliers concernant les bâtiments) pour les bâtiments dépendants du Bureau des Cabinets;
* Organise des déménagements pour la mise à jour des plans de bureaux et fournit les fournitures nécessaires (cartons, scotchs, étiquettes).
- Veille technique dans son domaine d’activité

Activités de manutention avec du matériel de manutention pour les charges plus lourdes
Pics d'activités en cas de remaniement ministériel
Pics d'activité lors de la période de vœux et quand la cellule est à 50% de présence.

Le (la) logisticien(ne) devra avoir le sens de l'organisation, la réactivité et l'esprit de synthèse et d'analyse indispensables au professionnel pour coordonner les opérations avec efficacité.
Il (elle) devra avoir une aisance relationnelle pour lui permettre de communiquer avec ses correspondants.
Il (elle) devra être investi et disponible et maitriser le logiciel Excel.