Composé de six sections, le bureau des ressources et de la modernisation assure des fonctions transversales ou logistiques à l’ensemble du cabinet.

Il assure également la gestion du courrier de l’ensemble de la préfecture de police et de certains courriels reçus sur le site internet PP.

Section courrier général et numérisation :

Le courrier général réceptionne et expédie le courrier pour l’ensemble des directions et services de la Préfecture de Police. Cette cellule numérisation ouvre et numérise certains courriers destinés à certaines directions.

Section bureau d’ordre :

Elle assure notamment la gestion du courrier réservé du préfet de police et son cabinet (enregistrement, diffusion, envoi). Elle diffuse et conserve l’information (arrêtés et circulaires).

Elle gère la réservation des salles de réunion Luizet, Clergeot et la salle 3807.

Section archives du cabinet :

Les archives recueillent documents et dossiers auprès du bureau d’ordre (BO) puis procèdent à leur rangement, les dossiers étant vérifiés puis enregistrés par le BO avant classement.

Section ressources humaines :

Cette section assure pour l’ensemble des agents du cabinet les fonctions horizontales en matière de gestion du personnel, de correspondant de formation, hygiène et sécurité, suivi social, suivi des entretiens professionnels.

Composition et effectifs du service:

Vous faites partie d’une équipe de 6 agents,

Liaisons hiérarchiques:

La cheffe du Bureau des Ressources et de la Modernisation.

Liaisons fonctionnelles:

Tous les services du Cabinet et certaines directions.

Section moyens généraux :

Cette section assure la logistique pour l’ensemble du cabinet. Ses domaines d’activités concernent notamment la gestion du budget, l’achat envers les fournisseurs, la remise pour les services de fournitures et de mobiliers et les dotation vestimentaires.

L’accueil : Les huissiers assurent l’accueil des visiteurs, assurent la distribution du courrier et des journaux. Les plantons situés au 4° étage, accueillent les visiteurs pour le service du cabinet et distribuent les parapheurs.

Vos activités principales:

- Accueil des visiteurs des autorités et gestion de l’accès à la salle Louis AMADE

- Distribution de la presse au corps préfectoral

- Tri du courrier et duplication de divers documents

- Port de plis et acheminement des parapheurs présentés à la signature du Préfet de Police et des membres de son Cabinet et SDC lors des périodes de congés des huissiers du SDC 4ème étage

-Travail en équipe et sens de l’organisation

- Polyvalence dans le travail

- Connaissances en informatique requises.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

- Travail en roulement et permanence :

1 samedi matin par mois donnant droit à récupération, fonctionnement en brigade sur une plage horaire de 7h30 à 20h30

- Connaître l’ensemble des attributions des directions et service de la Préfecture de Police

- Réactivité, discrétion et disponibilité.

Connaissances techniques:

Avoir des compétences en informatique -bureautique

/ niveau initié - à acquérir

Connaître l'environnement professionnel

/ niveau maîtrise - requis

Connaître les techniques d'accueil téléphonique et/ou physique

/ niveau pratique - requis

Savoir-faire:
 

Savoir manager

/ niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe

/ niveau pratique - requis

Savoir s'organiser

/ niveau pratique - requis

Savoir-être:

Avoir le sens des relations humaines

/ niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir

/ niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer

/ niveau maîtrise - requis

Emploi(s) –type:

Chargé de la coordination du courrier

Durée attendue sur le poste :

3 ans

Vos perspectives:

 
Ce poste permet de parfaire ses connaissances administratives

Localisation administrative et géographique / Affectation:

 
Préfecture de Police - Cabinet du Préfet – Service du Cabinet – Bureau des ressources et de la modernisation

1 bis rue de Lutèce
75195 PARIS CEDEX 04