Le CREPS de Pointe à Pitre est un établissement public local de formation dans les domaines du sport, de la jeunesse et de l’éducation populaire, placé sous la tutelle conjointe du Ministère des sports et des Jeux Olympiques et paralympiques et de la Région Guadeloupe.

Les principales  missions du CREPS sont :

• au nom de l’Etat : l’accueil des sportifs de haut niveau pour le développement de leur double projet de réussite sportive et éducative ou professionnelle et la participation au réseau national du sport de haut niveau, la mise en œuvre de formation initiale et continue dans les domaines du sport, de la jeunesse et de l’éducation populaire (dont celle des agents de l’Etat, conformément aux objectifs nationaux et ce, en lien avec les schémas régionaux des formations des régions) ;

• au nom de la Région : l’accueil et l’accompagnement des sportifs régionaux, la promotion du sport santé et du sport pour tous, les activités de jeunesse et d’éducation populaire, la mise en œuvre des formations identifiées par le schéma régional de formation.

Le poste est rattaché au département formation.

La/Le Gestionnaire formation a pour missions  de :

- mettre en œuvre les actions de formations se déroulant en présentiel ou distanciel,

- contribuer au développement et à l’optimisation des actions de formation initiales et continues mises en œuvre par le département,

- d'optimiser la gestion administrative et financière des actions de formation.

Il/elle doit assurer :

• la gestion administrative des formations :

- Prendre en charge le suivi administratif des dossiers des stagiaires en formation (inscriptions, aide à l'obtention de financements, suivi des présences, formalités pré et post formation, facturation, recouvrement),

- Gestion du dispositif d’alternance en lien avec le partenaire : élaboration des conventions, préparation des listes d'émargement, gestion des états de présence en Centre et en entreprise, préparation des attestations de présence, complétude de la liste des structures, suivi des fiches de visites en entreprise,

- Saisir les dossiers dans l'outil SI informatique (X4),

- Accompagner les Coordonnateurs dans l’organisation effective des formations et la mobilisation de leurs équipes,

- Mettre à jour les tableaux de bord de l'activité et les indicateurs de formation,

-  Intervenir en appui dans le montage et la réalisation dossiers d''appels d'offre et de consultations, enquêtes de satisfaction,

- Participer à la bonne diffusion des informations en matière de formation et contribuer aux activités de reporting,

- Mettre en place une démarche commerciale active afin d'assurer l'équilibre financier des actions de formation,

- Assurer une veille sur l'ensemble des obligations légales et réglementaires en matière de formation et sur l’évolution des dispositifs,

- Assurer le suivi des heures réalisées par les intervenants.

•  la contractualisation des activités département

- Rédiger les conventions et contrats de prestation des intervenants sur X4 et assurer la gestion et leur suivi,

- Gérer les dossiers des vacataires en lien avec le service RH (transmission des éléments, réalisation des Certificats de Service Fait, suivi des paiements),
- Apporter une aide technique et logistique au montage de nouveaux projets et aux réponses d’appel d’offre.

• l’évaluation des actions de formation :

- Suivi insertion et bilan : transmission des questionnaires, relance, traitement et archivage

- Gestion des questionnaires de satisfaction anonymes (envoi/relance/archivage)

- Soutien à la communication du service formation.

• Suivi financier du département Formation

- Optimiser le budget du département formation et signaler à sa hiérarchie tout risque d’écart,
- Traiter les commandes dans l’application GFI,
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes en relation avec les services financiers,
- Contribuer en appui au Responsable du Département à la recherche de financements extérieurs, au montage des dossiers de cofinancement et de subventions, assistance technique au montage de projets.

Savoir

- Connaissances de son environnement professionnel et de ses enjeux

- Connaissances des dispositions légales et réglementaires de la formation

- Connaissances et mise en œuvre du processus administratif de la formation

- Maîtrise de l’informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet,

- Techniques de rédaction/écrits professionnels

- Maîtrise de l’orthographe : rédiger et mettre en forme des documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ;

- Savoir communiquer rapidement et efficacement,

-  Anglais : niveau B1/B2

Savoir-faire

- Savoir planifier son activité et respecter les délais,

-  Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique (pack Office),

-  Utiliser les techniques de gestion administrative

- Mettre en œuvre des procédures et des règles

- Elaborer et gérer des conventions.

Savoir-être

- Sens de l’organisation : respect des délais, gestion des priorités…

- Aptitude à travailler en équipe,

-  Autonomie, polyvalence, initiative, disponibilité et rigueur

-  Savoir rendre compte

- Sens relationnel : travail au contact du public, aptitudes à informer…

-  Sens de l’accueil et de l’écoute

-  Règles de confidentialité à respecter

-  Flexibilité et adaptabilité

-  Etre réactif et faire preuve d'initiative

-  Etre rigoureux (se) et méthodique 

-  Avoir le sens de l’innovation et être créatif (ve).

Faire parvenir CV,  lettre de motivation, copie du dernier diplôme à l’attention de Madame Chantal CUSSET-GAYDU, Directrice du CREPS de Pointe à Pitre

à l’adresse suivante :

creps971rh@creps-pap.sports.gouv.fr