Faculté des Langues Cultures et Sociétés
Service financier
VILLENEUVE D'ASCQ

Missions

Placé(e) sous la responsabilité du responsable Budget-finances, il/elle est chargé(e) de réaliser des actes de gestion dans le respect des règles et procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable ;
- Assurer la gestion des crédits (engagements, suivi des commandes, missions) des activités financières de la Faculté, la gestion financière de l'Erasmus Mundus Mitra ;
- Élaboration des titres de recettes concernant l'EAD, la formation continue, les formations en apprentissage et la taxe d'apprentissage d'une part, et d'autre part, l'organisation des comités de sélection dans le cadre des campagnes de recrutements des enseignants-chercheurs.
- Assurer le suivi de l'inventaire physique mis en place par l'Agence Comptable

Activités principales et associées

Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, financier, ou technique et en vérifier la conformité
Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Appliquer des procédures de gestion
Gérer les achats (commandes, livraisons, factures) et les missions (OM, frais de missions)
Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures, de manifestations (conférences, réunions,etc.)

Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting)
Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
Participer à l'organisation logistique de salons, colloques, manifestations, conférences
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière de la structure en appliquant les procédures dédiées
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Pics d'activités

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

Techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
Méthodes d'élaboration de tableaux de bord
L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
Environnement et réseaux professionnels
Finances publiques (engagement et suivi des dépenses & recettes)
Règles et techniques de la comptabilité
Systèmes d'information budgétaires et financiers
Marchés publics
Règles et techniques de la comptabilité
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir faire opérationnels

Analyser les données financières et comptables
Appliquer des règles financières
Assurer le suivi et l’exécution des dépenses et des recettes
Rechercher l'information, la vérifier, la classer et/ou l'archiver
Informer et rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (notamment SIFAC) et de bureautique
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir faire comportementaux

Sens de l'organisation
Rigueur / fiabilité/ savoir rendre compte
Sens de la confidentialité
Savoir gérer les priorités notamment lors des pics d'activités
Savoir s'adapter à son interlocuteur, capacité d'écoute et de dialogue
Être réactif et disponible lors de pics d'activité
Être respectueux des règles

Domaines de formation et expériences souhaitables

Expérience en gestion administrative, financière et comptable
Connaissance de l'outil de gestion SIFAC

Merci de rappeler les références suivantes dans votre mail de candidature : 2024-1542699

Pour les  agents titulaires  : fournir leur 3 dernières fiches de paie