Rejoindre Université Paris Cité

 Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

Présentation de la direction/structure d’accueil du poste

L’IUT de Paris – Rives de Seine situé dans le 16è arrondissement de Paris, comprend six départements d’enseignement dans les domaines du commerce, de la communication, de la gestion, de l’informatique, du social et de la statistique décisionnelle. Cet établissement public est une composante de l’Université Paris Cité.

Tous cycles confondus, l’IUT compte 3 000 étudiants, ainsi que 150 enseignants permanents, 600 intervenants professionnels et 80 personnels administratifs.
L’activité s’exerce au sein du Service Formation Continue et Alternance de l’IUT de Paris – Rives de Seine. Composé de 7 personnels dont son Directeur, ce service assure l'administration des actions de formation professionnelle continue, d'apprentissage et de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ou encore de Validation des Acquis Personnels et Professionnels (VAPP).

Le SFCA favorise l'accueil d'adultes en reprise d'études, gère toutes les actions administratives et techniques facilitant cette reprise, et les financements afférents.

Le SFCA réalise un chiffre d'affaires annuel d'environ 3,8 millions d'euros, représentant 50% du budget de l’IUT.

Il doit dans son organisation tenir compte des contraintes de l'Enseignement Supérieur et du Livre VI du Code du Travail, dans un environnement juridique et économique en forte mutation.
À ce titre, ses personnels ont une connaissance approfondie des publics et de leurs besoins en f

Résumé du poste 

Sous l'autorité de la chef de service et/ou de son adjointe, la gestionnaire administrative et financière assure la gestion financière des actions de Formation Professionnelle Continue, de Validation des Acquis de l’Expérience, et d'apprentissage dans le respect de la réglementation applicable à la Formation Tout au Long de la Vie.
Elle prend en charge les opérations préalables à la facturation, instruit les dossiers financiers et les pièces justificatives, établit les fiches navette permettant l’émission des brouillons de factures, suit l'élaboration des factures, des avoirs… par le service financier de l’IUT et trace les recettes et les encaissements en liaison avec les services financier et comptable de l'Université Paris Cité.
Le cas échéant, elle peut être associée aux actions de gestion de Formation Professionnelle Continue ou d'apprentissage, en fonction de l’évolution des activités du service.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

- Informer, orienter les interlocuteurs internes et externes
- Assurer le suivi administratif et financier contrats et conventions de formation professionnelle et de VAE et préparer les actions de facturation...
- Assurer le suivi administratif et financier des conventions d'accueil avec les CFA ou les partenaires extérieurs et en appliquer les modalités financières
- S’informer, suivre et appliquer la réglementation de son domaine d'activité
- Instruire les dossiers financiers des stagiaires de formation continue et de VAE en vérifiant la régularité administrative et financière
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Suivre les relations avec les différents partenaires externes tels que entreprises, organismes financeurs tiers, opérateurs de compétences (OPCO), Pôle Emploi, Région, CFA...
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, aux stagiaires et/ou candidats VAE et à leurs financements, aux CFA ou partenaires extérieurs ; contrôler la validité des données et leur cohérence
- Alimenter tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs et participer au recensement des informations permettant la remontée des indicateurs de l’IUT et de l’Université
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
- Collecter les pièces justificatives en vue de demander la création des nouveaux clients
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion financière
- Procéder aux opérations de pré-facturation et transmettre aux services concernés (service financier IUT / Agence Comptable) dans le strict respect des délais impartis
- Assurer le suivi des recettes
- Collecter, contrôler, classer, archiver des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion financières et comptables avec rigueur

Contraintes horaires (réception des publics) et de vacances possibles, en fonction de pics d'activité connus, notamment liées au calendrier de gestion et à la clôture budgétaire et comptable annuelle ;
Diversification des activités nécessitant adaptabilité et polyvalence notamment pour assurer une fonction support en cas d’absence de collègues ;
Évolution des missions liée à la réglementation du domaine d’activité.

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :

- Organisation et du fonctionnement du système éducatif français et de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Organisation, du fonctionnement des EPSCP et de l'établissement
- Droit de la Formation Tout au Long de la Vie et notamment les règles applicables en termes de gestion financière dans l’activité de formation professionnelle et d’apprentissage
- Règles et techniques de la comptabilité et de la finance publique
- Marchés publics
- Systèmes d'information budgétaires et financiers
- Techniques d'élaboration de documents
- Environnement et réseaux professionnels
- Culture internet
- Techniques de communication

 Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et respecter les délais
- Savoir rendre compte
- S’exprimer de façon claire et concise
- Analyser les données comptables et financières
- Appliquer des procédures et des règles financières et comptables
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique ou les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Rédiger des documents simples d’information et de communication
- Enregistrer et classer les documents
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions.
- Travailler en équipe
- Assurer une veille
- Mettre en œuvre une démarche qualité

 Savoir-être – Compétences comportementales :

- Sens de l'organisation ;
- Capacités d'adaptabilité, d'initiative et réactivité ;
- Rigueur / Fiabilité / Efficacité ;
- Autonomie, discernement ;
- Sens relationnel et esprit d'équipe ;
- Polyvalence.