Missions générales :
Transformation des Demandes d’Achats en bon de commandes dans SAP et Certification du Service Fait, pour les dépenses d’exploitation et d’investissement du siège (en polyvalence avec les autres agents en charge de ces dépenses)

Missions permanentes :
Conseil aux utilisateurs sur les procédures d’achat.
Engagement des commandes avec contrôle de l’application de la réglementation des marchés publics et des consignes internes à l’APHP.
Suivi des dossiers : contact avec les directions en cas de dossier ancien (suivi des indicateurs ZOCE_IND), alerte de la hiérarchie si besoin
Traitement des factures en écarts issus des retours des Directions : absence de service fait, pièces justificatives manquantes.

Description des missions du pôle FRAIS RH :
- Organisation et gestion des déplacements professionnels en France.
- Suivi des factures liées aux congrès, séminaires, formations, etc.
- Réservation des billets et hôtels sur la plateforme IGA VAIRON Voyage.
- Gestion des bons de commande et suivi des dossiers.
- Gestion et suivi des assurances véhicules et immobiliers. Suivi des paiements.
- Gestion et suivi des cotisations et subventions.
- Traitement des frais de gestion.
- Gestion des demandes de formations syndicales.
- Suivi des dossiers liés au comité médical et traitement des notes d’honoraires.
- Suivi des dépenses de carburant et des justificatifs.
- Gestion des frais liés aux commissions des marchés et déplacements.
- Suivi des dépenses diverses effectuées via régie, régularisation dans SAP.
- Divers dossiers en Ressources Humaines non listés précédemment.
- Gestion des interprètes ou traductions de documents.
- Gestion des dossiers "codages".

Répartition des missions assurée et coordonnée par la responsable des services économiques.

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Utiliser les outils bureautiques (Excel et Word)
- Utiliser le logiciel métier (SAP)
- Connaître l'activité des services économiques
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Notion de comptabilité publique et de gestion du budget
- Notion du Code des Marchés Publics
- Bonne connaissance de l'institution AP HP
SAVOIR ETRE REQUIS
- Sens de l'organisation et goût pour le relationnel.
- Esprit d'initiative
- Sens de l'organisation et goût pour le relationnel.
- Discrétion

PRE-REQUIS
- Expérience en Service Achat, Economat