Le siège de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer est situé à Ivry-sur-Seine (94).

La direction anime, contrôle et coordonne l’activité des établissements pénitentiaires et des services pénitentiaires placés sous son autorité.

Environ 3 000 agents du ressort de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer exercent leurs fonctions sur un vaste territoire composé de 5 départements-régions, de 3 collectivités d’outre-mer et de la Nouvelle-Calédonie.

Elle est rattachée à 6 ressorts de cours d'appel (Basse-Terre, Cayenne, Fort-de-France, Nouméa, Papeete, Saint-Denis) ainsi que celui du tribunal supérieur d'appel de Saint-Pierre-et-Miquelon.

Elle comprend 15 établissements et 8 services pénitentiaires d’insertion et de probation (SPIP)

Sous la responsabilité du chef de service, l’assistant des services économiques assure tous les actes administratifs relatifs aux marchés publics (acte de publicité, rédaction et suivi des marchés).

Elle est compétente en la matière pour l’ensemble des établissements pénitentiaires de l’UO Guadeloupe (CP de Baie-Mahault, MA de Basse Terre et mess du personnel).

L’assistante des services économiques passe les bons de commandes et traite toutes lesfactures relatives au programme 902 et au programme 107.

Composition et effectifs du service

1 Attaché, 1 SA responsable de service, 1 SA adjoint et 4 Adjoints administratifs

Votre hiérarchie

1 SA responsable N+1 et 1 Attaché d’administration N+2

Vos interlocuteurs métiers

Les services idoines de la DSPOM et la DGFIP, les services en interne.

     A – ORDONNANCEMENT DES DEPENSES RELATIVES A LA CANTINE

* Anticipation des besoins

·          Recensement des besoins en relation avec les cantiniers de l’établissement,

·          Etablissement des devis pour passer les commandes

* Engagement des dépenses – Etablissement des bons de commandes dans CHORUS

·          Envoi des bons de commande aux fournisseurs pour dématérialisation factures et du mode opératoire si besoin

·          Assistance téléphonique aux fournisseurs pour dématérialisation des factures

* Etablissement de bons de commande manuels en fonction des besoins, en cas d’urgence ou de situations particulières

* Suivi des livraisons

* Contrôle de la marchandise reçue

·          Vérification de la qualité et de la quantité par rapport à la commande en lien avec les cantiniers

·          Vérification et suivi des livraisons partielles

* Traitement des factures dématérialisées

·          Vérification des références sur la facture et cohérence avec la ZDEP56

·          Saisie du service fait dans l’outil Chorus après vérification de réalisation de la prestation

·          Relance du prestataire et suivi si absence de dépôt des factures

·          Soutien aux prestataires en cas de difficulté pour la dématérialisation des factures

* Classement et conservation des pièces justificatives

·          Classement format papier

·          Classement dématérialisé

                 B-PREPARATION DES PIECES NECESSAIRES A LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS
* Evaluer les besoins des différents marchés avant passation

·          En concertation avec l’attaché d’administration

·          En relation avec le technicien cuisine du CP, l’économe de la MA de Basse Terre et la gérante du mess du personnel

·          Demande d’informations complémentaires si besoin

* Publicité du marché par voie de presse sur les différents journaux locaux si procédure retenue l’exige

·          Contact des interlocuteurs des différents journaux pour publicité

* Ouverture des plis

·          Préparation de l’analyse des offres   

* Notification du marché

·          Aux titulaires et candidats non retenus

* Communication des pièces constitutives du marché au CSP

·          Communication de la fiche Chorus du ou des marchés au CSP et pièces constitutives

                            C-PARTICIPATION AUX AUTRES ACTIVITES DES SERVICES ECONOMIQUES

* Vérification des prix appliqués sur les factures -marché-

* Entretien de relations courtoises avec le CSP et l’ensemble des fournisseurs

* Polyvalence au sein du service (mise en concurrence, édition bon de commande Chorus, réception et vérification de la marchandise, traitement des factures dématérialisées et soutien aux fournisseurs…)

Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaires.

Connaissances
Bureautiques
Règlementaires
Administratives

Savoir-faire
Rigueur
Sens de l’organisation
Polyvalence
Maitrise des calculs

Savoir-être
Discrétion
Sens du service public
loyauté

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

oui

Offres de formation associées à votre prise de poste

ENAP et autres organismes de formation

Perspectives d’évolution professionnelle

Evolution dans le corps

Organisation de travail : 36h20/semaine

Restauration : restaurant administratif sur place

Accessibilité en transport / Parking : parking