L’Université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est membre fondateur de l'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées.

Outre le campus Mirail à Toulouse, l’Université déploie ses formations sur des sites implantés dans plusieurs département de la Région Occitanie et à l’international, avec notamment des formations en Malaisie (Kuala Lumpur).

L’université accueille plus de 30 000 étudiants dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales, pour un total de 230 000 m2 de surfaces bâties.

 Les Ressources Humaines de l’Université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheurs.euses et plus de 900 personnels BIATSS qui représentent une masse salariale de plus de 146 M€. Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.

Vos principales activités consisteront à :

• Accueillir, informer et orienter les publics ( stagiaires, enseignants dans le respect des procédures (courriers électroniques, communication...)

• Participer au processus des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, instruire les dossiers et en vérifier la recevabilité en lien avec les responsables pédagogiques

• Participer à la réalisation et au suivi de l'organisation des enseignements et du processus d'évaluation (organiser les sessions d’examens, collecter et traiter les résultats, assiduité...)

• Contribuer à l'organisation des sélections pour les diplômes à accès sélectifs (recevabilité des dossiers, convocations, PV des commissions et jurys, publication des résultats, gestion des listes complémentaires

• Instruire et suivre les dossiers de conventions de stage

• Assurer la continuité de service en participant à l'ensemble des opérations de scolarité et en contribuant aux activités transversales du service de la scolarité (classer, archiver les documents, saisis des Unités
  d’enseignement ( sur KSUP...)

Savoirs :

• Connaître la réglementation, le fonctionnement et l'organisation de
  l'enseignement supérieur et de la recherche et de l’université
• Connaître les règles et les procédures liées à la scolarité

 Savoir-faire :

• Exécuter des actes administratifs du domaine de la scolarité
• Savoir accueillir les différents publics, comprendre leurs demandes et savoir les diriger vers le bon interlocuteur
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Savoir organiser son activité, hiérarchiser les tâches, respecter les délais et gérer les périodes de surcharge de travail
• Maîtriser les bases de l'environnement bureautique (Word, Excel, Adobe pro...)
• Connaître et potentiellement maîtriser les logiciels informatiques spécialisés : A POGEE, CELCAT, E CANDIDAT et FASIL

 Savoir-être :

• Avoir le sens de l'écoute, être diplomate et respecter la confidentialité
• Être consciencieux, rigoureux, organisé et patient
• Gérer son stress en situation de pics d’activité
• Faire preuve d’un bon relationnel

Conditions de diplômes : Niveau BAC

Expérience souhaitée : 1 an minimum sur un poste similaire

Les candidatures sont à adresser à recrutement.utm@univ-tlse2.fr