Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, un établissement composante l'Ecole d'Ingénieur Purpan, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

La Faculté sciences et ingénierie (https://www.fsi.univ-tlse3.fr/), une des 5 composantes de l’université Toulouse III – Paul Sabatier, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licences professionnelles, une école d’ingénieur interne, l’UPSSITECH, et 27 mentions de master.

La division de la formation est chargée d’organiser la gestion des formations de Licences et Masters comprises dans le périmètre de l’offre de formation de la FSI. Sa mission s’exerce dans le cadre d’une organisation en services administratifs regroupant 50 agents exerçant dans le domaine de la scolarité. Elle se compose des pôles Licences et Masters, des bureaux des admissions, des diplômes et des stages.

Le gestionnaire de formations exécute, sous la responsabilité de son/sa chef.fe de service, des actes de gestion courante et des actes spécifiques pour assurer la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il/Elle accueille et répond aux sollicitations des étudiants et collabore avec les enseignants et les responsables de formation. Il/Elle travaille en équipe pour assurer la continuité du service dans le cadre de pratiques professionnelles harmonisées.

Missions :

• - Accueillir, orienter et informer les étudiants (physique, téléphonique et informatique).
• - Communiquer envers les étudiants par les logiciels type Moodle ou SCOUT.
• - Saisir les Emplois du temps (EDT) dans le logiciel CelCat et réserver des salles d’enseignement.
• - Procéder aux modifications ponctuelles des EDT dans le logiciel CELCAT en cours de semestre.
• - Informer les étudiants et les enseignants des EDT et des changements effectués.
• - Veiller à la signature des contrats pédagogiques par les étudiants, le cas échant.
• - Vérifier les Inscriptions pédagogiques (IP) et faire remonter les anomalies constatées éventuellement.
• - Constituer les groupes.
• - Editer les listes des inscrits par élément pédagogique pour remise aux enseignants.
• - Communiquer à tous les enseignants les arrêtés d’aménagement de scolarité et aménagement d’épreuves des étudiants concernés (Régimes spéciaux : situation de handicap, sportifs de haut niveau, etc.).
• - Organiser les épreuves d’examen en contrôle terminal (CT) :

Avant les épreuves :

• - Remplir le tableau des préférences avec les enseignants
• - Prévoir l’aménagement adapté pour les étudiants en situation de handicap
• - Etablir et saisir les plannings d’examens.
• - Saisir, éditer et diffuser le calendrier des épreuves dans APOGEE.
• - Editer la liste des autorisés à composer + PV de surveillance.
• - Préparer le matériel de composition nécessaire (copies, brouillons) pour les épreuves.

Après les épreuves :

• - Récupérer les PV de surveillance, les listes d’émargement, et le reliquat du matériel de composition non utilisé. Si besoin, participer à la constitution des dossiers de fraude pour saisine.
• - Récupérer les certificats médicaux justifiants d’une absence aux examens ;
• - Saisir les notes sur le logiciel APOGEE, éditer les fichiers d’export/import et les transmettre aux enseignants.
• - Importer les notes des examens, lancer les calculs des notes et les résultats, vérifier et faire remonter les écarts, saisir les absences, éditer les procès-verbaux pour les jurys.
• - Elaborer les maquettes de relevé de notes et de PV de jury pour chaque formation.
• - Editer et communiquer les relevés de notes et les résultats.

Télétravail de deux jours possibles sur le poste

Avantages :

Contributions aux frais de transport en commun

Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats >  à 10 mois
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
Télétravail possible en fonction du poste
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche
Formations

Connaissances :

• Avoir une connaissance de base de l’environnement et de la culture universitaire.
• Connaître l’offre de formation de l’UPS et de la FSI.
• Connaître l’organisation générale des formations L, M, D.
• Appliquer la réglementation en référence à l’activité du poste.
• Connaître et respecter les procédures mises en place par l’UPS, la FSI et la Division de la Formation.
• Connaitre les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters, les règles générales de la CFVU.
• Connaître la charte des examens, les modalités de contrôle des connaissances, les règles de prgression des licences et des masters, les règles générale de l’organisation des enseignements.

Savoir faire technique :

• Maîtriser les logiciels : APOGEE, SGCE, Celcat, Excel
• Maîtriser les techniques de communication orale et écrite.
• Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat.

Savoirs comportementaux :

• Adaptabilité au public, maîtrise de soi.
• Etre disponible pour les étudiants et les enseignants.
• Capacité d’organisation et d’anticipation.
• Savoir analyser et gérer, en les priorisant, les demandes des étudiants et des enseignants.
• Respecter la confidentialité des informations et des données.
• Travailler en équipe et en transversalité avec les autres services et les autres composantes ou universités.
• Prendre des initiatives pour assurer la continuité du service.
• Respect de la structure hiérarchique, de la règlementation et des procédures.
• Rendre compte à son responsable.

Diplômes requis : Baccalauréat

Expérience souhaitée : une expérience au sein d’un service de scolarité universitaire serait appréciée.

  Catégorie du poste :  C

·         Corps de recrutement : ATRF

·         Quotité de travail : 100 %

·         Date de prise de fonctions souhaitée : 01/10/2025                

·         Poste ouvert aux titulaires et contractuels

·         Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois

·         Groupe RIFSEEP  ou cotation poste: Groupe 1

·         Rémunération:

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE  310€ + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74€ et 1900.19€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178€)

Localisation géographique : UT3