DGDRI - DIMI
La Maison Internationale
campus cité scientifique - VILLENEUVE D'ASCQ

MISSIONS

• Développer les activités d’accueil et d’inclusion des étudiants internationaux, notamment via le Welcome Desk (événements, visites, ateliers...)
• Animer et développer le réseau des Alumni internationaux : création d’événements, suivi des parcours, mise en relation avec les étudiants actuels Ambassadeurs.
• Renforcer la visibilité de la Maison Internationale (MI) et valoriser ses actions.
• Structurer et soutenir le développement de l’association étudiante L.I.S.A. (Lille International Students Association).
• Développer et entretenir les relations avec les partenaires internes (Relations Internationales, services universitaires) et externes (associations, acteurs culturels, partenaires privés).
• Représenter la MI lors d’événements internes ou externes.
• Participer à l’embellissement et à la valorisation des espaces de la Maison Internationale.
• Améliorer les communications internes et externes, en lien avec l’équipe salariée et vacataire.

ACTIVITÉS

Événementiel
• Élaborer un calendrier annuel d'événements (visites, ateliers, soirées, temps forts...).
• Mobiliser les partenaires pour chaque événement et assurer le lien avec eux.
• Gérer les aspects budgétaires des événements : demandes de devis, suivi des factures, etc.
• Assurer la logistique des événements : besoins matériels, RH, planning.
• Être présent·e sur les événements pour garantir leur bon déroulement.
• Coordonner les événements phares : Welcome Days, ateliers, etc.
• Rédiger des bilans pour analyser et améliorer les actions menées.

Alumni
• Organiser des événements dédiés aux Alumni (afterworks, conférences, rencontres thématiques).
• Développer des formats de mise en relation entre Alumni et étudiants actuels (mentorat, témoignages, forums métiers).
• Créer et animer une communication ciblée pour les Alumni (newsletter, réseaux sociaux, portraits inspirants).
• Collaborer avec les associations ou réseaux Alumni existants de l’université pour renforcer les synergies.

Be my Buddy
• organiser la mise en relation entre étudiants locaux et internationaux en fonction des profils, besoins et centres d’intérêt.
• Accompagnement et suivi : assurer le suivi régulier des binômes (retours d’expérience, résolution de difficultés, encouragement à participer aux activités).
• Organisation d’événements : planifier et animer des activités sociales, culturelles et d’intégration (soirées, visites culturelles, ateliers, etc.).

Communication externe
• Rédiger et diffuser une newsletter bi-mensuelle.
• Gérer les supports de communication imprimés et les affichages.
• Animer les réseaux sociaux liés à l’international (MI, Euraxess, Alumni…) : Facebook, Instagram, LinkedIn.
• Mettre à jour la page web de la Maison Internationale.
• Collaborer avec les partenaires pour accroître la visibilité des actions de la MI.

Communication interne
• Créer des outils et processus pour fluidifier le travail d’équipe.
• Améliorer la transmission des informations à l’équipe vacataire et aux partenaires.
• Favoriser la cohésion d’équipe par l’organisation de temps d’échanges informels.

Horaires décalées en fin de journée

Connaissances

• Bonne compréhension des enjeux de l’environnement international universitaire.
• Connaissance de l’écosystème associatif, culturel et institutionnel (local, métropolitain, régional).
• Expérience en gestion de projet.
• Capacité à innover dans la conception d’activités.
• Grande rigueur organisationnelle.

Savoirs-faire

Événementiel
- Conduite de projets événementiels : planification, coordination, suivi.
- Capacité à gérer des relations partenariales (institutionnelles, associatives, privées).
- Gérer un budget et les démarches administratives associées.
- Animation, facilitation et encadrement d'ateliers ou d'événements en présentiel et/ou en ligne.

Communication
- Suivi, adaptation et mise en œuvre d’une stratégie de communication.
- Gestion des réseaux sociaux : community management et engagement.
- Maîtrise de la rédaction de contenus variés : newsletters, supports print et web.
- Conception et diffusion de lettres d’information régulières.
- Réalisation d’une veille événementielle et communicationnelle pour nourrir la programmation.

Savoirs-être

• Sens de l’accueil, de l’écoute et de la diplomatie.
• Très bonne capacité d’adaptation à des publics et des situations variées.
• Esprit d’initiative, autonomie et proactivité.
• Goût du travail en équipe et sens de la collaboration.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.

Bac minimum pour les agents contractuels
Communication et/ou événementiel (gestion de projet)

Merci de déposer votre candidature via le site carrière : https://univ-lille.nous-recrutons.fr/poste/2w6p5b3na6-gestionnaire-de-projets-evenementiels-et-culturels-communication/