UFR3S- Pharmacie

Service scolarité

Campus Santé

Site Laguesse

Missions du poste

Au sein de l'Université de Lille, le poste est localisé au sein du Service scolarité de l'UFR3S Pharmacie, composante issue de la
fusion de cinq UFR (ILIS, Médecine, Odontologie, Pharmacie et FSSEP).
Sous l'autorité de la Responsable du Service scolarité et du Vice-doyen du département pharmacie de l'UFR3S, le/la
gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes administratifs, de l'inscription jusqu'à la délivrance de diplôme et la gestion des demandes d’informations relatives à la formation.

Activités principales et associées

- accueillir, informer et échanger avec les responsables de formation, les étudiants, les enseignants et les enseignants chercheurs
- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en lien avec la formation
- mettre à disposition les informations relatives aux années d'études ;
- gérer les inscriptions ;
- mettre à jour tous les documents de rentrée ;
- mettre à jour les documents relatifs au suivi interne ParcourSup.

 - saisir les notes dans Apogée ;
- participer à l'organisation et à la gestion des examens, jurys, sélections ;
- contrôler les échéances relatives aux examens, jurys, sélections ;
- réaliser la gestion administrative des stages ;
- alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes 
- procéder au classement et à l'archivage de données papiers et numériques ;
- réceptionner, vérifier et suivre les dossiers administratifs 
- s'assurer de la complétude des dossiers pour l'instruction 
- réaliser des documents et courriels et courriers administratifs ;
- s'informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles ;
- rendre compte de l'état d'avancement des dossiers.

Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

- Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
- Mettre en œuvre les procédures de gestion et contrôler la bonne application des règles de scolarité et du contrôle des
connaissances
- Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques
- Répondre aux demandes d’informations
- Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents relatifs à l'activité

Savoir-faire opérationnels

- savoir identifier les priorités, et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- maîtriser les techniques de rédaction administratives (courrier/courriels administratifs)
- maîtriser les applications bureautiques courants (traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama) et numériques
(messagerie, internet, moodle)
- savoir appliquer les dispositions réglementaires
- savoir respecter les procédures
- savoir rechercher des informations
- prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- faire preuve d’autonomie tout en sachant informer, rendre compte

Savoir-faire comportementaux

- Faire preuve de rigueur et de fiabilité
- Savoir rendre compte
- Faire preuve de curiosité et d'esprit d'initiative
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Sens relationnel / Diplomatie
- Faire preuve de discrétion
- Faire preuve de maîtrise de soi

Domaines de formation et expériences souhaitables

- domaine de formation souhaité : administration, secrétariat
- connaissances spécifiques au domaine appréciées (Apogée, ADE)

Les candidatures (lettre de motivation et CV détaillé) sont à transmettre via le lien suivant:

 https://app.beetween.com/WeaselWeb/p/#/apply/job/wljj9queaw/gestionnaire-de-l-offre-de-formation-deust-ufr3s-pharmacie-2025529

CDD jusqu'au 31/08/2026