Faculté des Sciences et Technologies
SUP
campus cité scientifique - VILLENEUVE D'ASCQ

CDD jusqu'au 31/08/2024

MISSIONS

Sous la responsabilité de l'assistante administrative des portails au SUP, et en lien avec les directeurs des études, assurer la gestion administrative et pédagogique du Portail Mathématiques - Informatique (environ 280 étudiants) Assurer et organiser le secrétariat pédagogique du portail.

ACTIVITÉS

- assurer l'accueil physique et téléphonique
- informer, orienter et conseiller les étudiants pour toute question relative à la formation ou du cursus
- saisir les modalités de contrôles des connaissances (MCC)
- Organiser les contrôles continus et les sessions d'examens (en lien avec les directeurs des études)
- procéder aux inscriptions pédagogiques et aux inscriptions dans les groupes de TD/TP
- participer aux jurys d'examens et établir les comptes rendus
- assurer l'accueil physique et téléphonique
- élaborer (en lien avec les directeurs des études), afficher et mettre à jour les emplois du temps
- organiser la logistique relative aux cours et aux examens, réserver les salles d'enseignement
- préparer les jurys, éditer et diffuser les relevés de notes, les attestations de réussites, les PV
- participer aux commissions pédagogiques paritaires (CPP),
assurer le secrétariat administratif en collaboration avec l'équipe pédagogique
- rédiger et transmettre les courriers électroniques, convocations, et autres documents aux différents intéressés (enseignants comme étudiants)
- assurer la gestion des stages optionnels
- classer et archiver les documents et informations

Disponibilités en période de forte intensité (période de rentrée pédagogique, recrutements, inscriptions et jurys).

- connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat (une expérience en pédagogie serait un plus)
- connaissance de l'Université et du milieu universitaire
- connaissance de l’offre de formation
- respect des procédures
- maîtriser l'outil informatique et de bureautique courant : traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama, messagerie, internet,...
- savoir s'adapter à des applications informatiques internes par exemple :

1/ logiciel spécifique liè à la pédagogie : APOGEE / Ref - Formation / Pstage / e-candidat

2/ logiciel lié à la gestion des salles : ADE / My Planning
- savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps
trier, hiérarchiser les informations
- faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe
- maîtriser les techniques d'accueil du public
- technique de communication orale et écrite
- sens marqué de l'accueil
- aisance à l'oral et à l'écrit
- discrétion, disponibilité et réactivité
- être rigoureux et méthodique
- respecter les règles hiérarchiques
- respecter la neutralité et la confidentialité
- gérer les urgences
 

Bac minimum

Expérience en gestion de la scolarité ou secrétariat pédagogique souhaitée