L’Université Paris Nanterre est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation et les activités de recherche couvrent le large éventail des sciences humaines et sociales, des lettres et des langues, des sciences juridiques, économiques et de gestion, de la technologie, de la culture et des arts, des sciences de l’information et de la communication, et des activités physiques et sportives. L’établissement assure aussi pleinement sa responsabilité sociale, et plus précisément dans les domaines de la transition énergétique, de la lutte contre les précarités, de la transformation de l’organisation du travail et de la transformation numérique. Enfin, le déploiement des relations partenariales, territoriales, nationales et internationales, concerne tous ses champs d’activité.

L’établissement est doté d’un budget de 200M€ et de 2 300 personnels enseignants, administratifs et techniques. Il accueille chaque année 35 000 étudiants et délivre près de 300 diplômes.

L’établissement est implanté dans le département des Hauts de Seine, sur les sites de Nanterre, Ville d’Avray, Saint Cloud et sur le parvis de la Défense au Pôle Universitaire Léonard de Vinci (PULV).

Le poste est situé au sein du Service de l’accompagnement des parcours, un service de la Direction des ressources humaines. Il intervient dans quatre champs principaux : la formation des personnels de l’établissement, l’accompagnement des personnels en situation de handicap, l’accompagnement des personnels dans leur parcours professionnel et l’appui et le conseil aux collectifs de travail.

Missions :

Sous la responsabilité du/de la Chef.fe de service, au sein d’une équipe de six personnes, le.la gestionnaire de formation participe à la mise en œuvre des actions de formation à destination des personnels de l’Université.

Activités principales :

·         Participer à l’élaboration du plan de formation et de développement des compétences annuel

·         Réceptionner et valider les candidatures :

o    Créer les sessions de formation dans l’application SIHAM Formation

o    Vérifier la conformité des demandes de formation du plan de formation et développement des compétences interne à l’université Paris Nanterre et les demandes individuelles de formation

o    Contribuer à l’instruction des demandes de formations dans le cadre des dispositifs de VAE, bilan de compétences, congés de formation

·         Organiser la logistique nécessaire à la réalisation des actions de formation :

o    Réserver les salles et les équipements nécessaires (ordinateur et vidéoprojecteur…)

o    Organiser la signalétique par affichage

o    Editer les listes d’émargements

o    Reprographier si nécessaire les supports de formation

o    Communiquer auprès des prestataires / formateurs les modalités pratiques d’organisation des formations (horaires, salles, liste des participants…)

o    Accueillir les formateurs et mettre à disposition les documents utiles (feuilles d’émargement, fiches d’évaluation, supports de formations…)

o    Assurer l’ouverture et la clôture des formations le jour même

·         Assurer le suivi post-formation :

o    Gérer les présences et les absences dans le logiciel SIHAM Formation

o    Etablir et envoyer les attestations de stage et les questionnaires d’évaluations

o    Transmettre les récapitulatifs de formation aux agents

·         Assurer le suivi post-formation :

o    Gérer les présences et les absences dans le logiciel SIHAM Formation

o    Etablir et envoyer les attestations de stage et les questionnaires d’évaluations

o    Transmettre les récapitulatifs de formation aux agents

 ·         Assurer le suivi financier des actions de formation :

o    Etablir des fiches d’engagement à partir du devis ou de la convention de formation

o    Etablir le service fait à l’issue de la formation

o    Classer et archiver les documents comptables

Activités annexes :

·         Assurer le suivi des demandes individuelles

·         Organiser les simulations des épreuves orales d’admission des concours administratifs

·         Participer à l’organisation et à la mise en place d’évènements (séminaire d’accueil des nouveaux arrivants du mois de septembre…)

·         Participer à la mise en place de dispositifs

Horaires contraints par l’organisation des formations.

Rythme de travail soumis à des pics d’activité.

Connaissances requises :

·         Connaissance de l’environnement professionnel et des différentes carrières des personnels BIATSS et enseignants

·         Connaissances de l’enseignement supérieur et de la recherche

Compétences opérationnelles :

·         Bonnes qualités rédactionnelles

·         Maitrise des techniques d’accueil téléphoniques et physiques

·         Savoir gérer son activité dans un calendrier complexe

·         Travailler en équipe

Qualités requises :

·         Rigueur

·         Autonomie

·         Sens du relationnel

·         Sens de la confidentialité