1. Gestion des dossiers administratifs :

·       Enregistrer les commandes de ventes dans l’ERP dans le respect des procédures définies, de la saisie du devis à la validation de la commande. Vérifier les données fournies, demander aux clients les documents nécessaires à l’enregistrement de la vente et en vérifier l’exactitude. Assurer le suivi des dossiers et relancer les clients n’ayant pas validé leur devis. Respecter les délais de traitement des commandes.

·       Enregistrer les commandes d’achat dans l’ERP. Vérifier la cohérence des informations et valider si besoin les informations auprès des acheteurs. Respecter le délai de traitement des commandes d’achat.

·       Assurer le suivi des dossiers de son portefeuille fournisseurs, aussi bien du côté des commandes d’achat que des commandes de ventes.

·       Veiller à constituer les dossiers administratifs (dématérialisés) en recueillant l’ensemble des éléments en cohérence avec les règles de la comptabilité publique et les procédures de la direction.

2. Gestion de la facturation clients et fournisseurs :

·       Suite à la livraison du matériel ou à la réalisation de la prestation, préparer les éléments permettant d’une part de facturer l’établissement et d’autre part de payer la facture du fournisseur. Travailler sur ces aspects en lien avec l’agence comptable et les services comptables de nos fournisseurs.

·       Traiter les litiges de facturation, en lien avec le service des Finances.

·       Traiter les titres rejetés ou à recycler sur le portail Chorus, s’assurer de l’envoi des titres de recettes aux clients.

·       Respecter le délai de paiement de 30 jours.

3. Suivi de l’activité :

·       Participer au suivi de l’activité, en lien avec des interlocuteurs internes et externes.

·       Dans le cadre du suivi des ventes prévisionnelles, faire le point avec les acheteurs et alerter sur les dossiers « en attente ». 

·       Réaliser un suivi régulier avec les fournisseurs de son portefeuille sur les différents sujets (commandes de ventes, commandes d’achat, facturation fournisseur, délais de livraison, …)

·       Participer à des travaux permettant le suivi global de l’activité.

4. Autres tâches :             

·       Participer à des tâches annexes, comme la mise jour de l’outil de travail (ERP) suite à la notification de nouveaux marchés, la création de tiers, …

·       Participer aux différents projets menés par le service, et notamment à court terme à l’implémentation de XRP.

·       Réaliser également si besoin le classement et l’archivage (la totalité des documents doivent à terme être dématérialisés).

·       Diplôme de niveau Bac+2/+3

·       Expérience de 2 ans minimum sur des fonctions similaires