L’université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est pluridisciplinaire puisqu’elle embrasse également de manière innovante le champ des sciences et des technologies, mais aussi du droit, de l’économie et de la gestion.

Membre fondateur de l’Université de Toulouse, l’UT2J déploie ses activités de formation et de recherche à Toulouse (campus du Mirail et centre-ville) ainsi que dans plusieurs départements en Région Occitanie et à l’international (Malaisie).
L’université accueille tous les ans plus de 30 000 étudiant·e·s dans 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT) , 1 école interne et 1 INSPE.
Présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).

Les ressources humaines de l’université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant·e·s et enseignant·e·s-chercheur·e·s et 870 BIATSS, pour une masse salariale de plus de 146 M€.

Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.

L’université compte 230 000 m2 de surfaces bâties. Le campus du Mirail a été reconstruit dans sa quasi-totalité, offrant un environnement de travail optimal.

La Direction des affaires juridiques et institutionnelles a pour mission de sécuriser juridiquement et institutionnellement l'activité de l'établissement. Elle réunit 2 pôles : affaires juridiques  et  affaires institutionnelles. 

Le Pôle Affaires Institutionnelles assure le fonctionnement institutionnel de l'université. Il gère les travaux et répond aux questions portant sur les domaines réglementaire et statutaires. Il assure l’organisation des élections universitaires, professionnelles et ministérielles ainsi que le suivi institutionnel des mandats. Il gère l’organisation des conseils centraux et des sections disciplinaires rattachées au Conseil Académique.

Dans l’ensemble de ces domaines, il exerce une fonction de conseil, d’assistance et d’expertise auprès de la gouvernance, de la direction de l’établissement et des composantes et services.

Vous intégrerez une équipe de 7 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Responsable du Pôle Affaires Générales

Vos principales activités consisteront à :

1.Assurer la gestion et le suivi institutionnel des mandats électifs (50 directions) :

• Activer et organiser le renouvellement des directions (notamment création du rétroplanning des actions, publication de l'appel à candidatures, réception des candidatures) ;
• Accompagner les composantes et services communs dans la compréhension de la procédure ;
• Assister aux séances des conseils si nécessaire ;
• Editer et publier des arrêtés de nomination et des délégations de signature ;
• Mettre à jour des différentes rubriques sur l'intranet (ENT), ainsi que les listes de diffusion et les outils de suivi.

2. Contribution à l’organisation des élections :

• Assurer le traitement et le façonnage des listes électorales sur Excel et PDF ;
• Assurer le traitement et le suivi financier des commandes des matériels, fournitures et prestations ;
• Apporter un soutien administratif, notamment dans la mise en forme, l'actualisation, la publication des documents et l’archivage de la documentation électorale ;
• Participer au traitement des besoins logistiques, notamment en ce qui concerne  la réservation des locaux, matériels, fournitures et autres prestations ;
• Participer à la réception des candidatures, à la mise en page et à l'impression des bulletins et à la tenue des bureaux de vote ;
• Participer éventuellement à la mise en place des réunions du comité électoral consultatif ;
• Contribuer à la gestion de l'outil de gestion des procurations.

3. Contribuer à l'organisation et à la tenue des séances des instances centrales : conseil d'administration et conseil académique ainsi que du congrès :

• Assurer les tâches administratives, logistiques et financières liées au fonctionnement des instances centrales ;
• Participer à la complétude des sujets et à la tenue des séances ;
• Assurer la publicité des délibérations des instances ;
• Assurer les communications à destination des services en charge du contrôle de la légalité du rectorat.

4. Assister la direction :

• Assurer ponctuellement des tâches de coordination et de gestion administrative confiées par la responsable du
  pôle ou la directrice de la DAJI (mise à jour de bases de données, rédaction de courriers, réservations...)

Connaissances :

• Environnement administratif et institutionnel d'un établissement d'enseignement supérieur

 Savoir-faire :

• Maîtriser les applications bureautiques - niveau Expert EXCEL requis

• S’adapter aux périodes d’accroissement temporaire d’activité

• Maîtriser les délais

• Dialoguer

• Rédiger

Savoir-être :

• Rigueur

• Fiabilité et confidentialité

• Aisance relationnelle

• Esprit de synthèse

• Réactivité

• Sens de l'analyse

• Travail en équipe

Conditions de diplômes : Bac à Bac+2 Assistanat de direction

 Expérience requise  : débutant(e) accepté(e)

Les candidatures sont à adresser à recrutement.utm@univ-tlse2.fr