Vous souhaitez travailler au sein d’un établissement dynamique et en constante évolution ?

Au cœur du Park EPOPEA au nord de Caen, l’École Nationale Supérieure d’Ingénieurs de Caen recherche des collaborateurs, personnels enseignants, administratifs et techniques, qui ont le souhait de s’impliquer dans l’enseignement et la recherche qui y sont menés, au sein des services ou des laboratoires hébergés.

L’ENSICAEN est un EPSCP, École nationale publique d’ingénieurs et Centre de recherche qui héberge 6 unités de recherche.

Le service de la scolarité est rattaché à la direction des études et de la vie étudiante. Il a pour principale mission la gestion administrative et pédagogique du cursus de plus de 900 apprenants.

La personne recrutée en gestion administrative est placée sous la responsabilité du responsable administratif de la direction des études et travaille au sein d’une équipe de 10 personnes.

Le gestionnaire administratif (H/F) en scolarité assure la gestion administrative de cursus dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la scolarité.

1. Gestion administrative de la promotion des formations :

-        Gestion des invitations et inscriptions aux actions de promotion (forums, salons, journées portes ouvertes…)

-        Suivi des missions (ordre de mission et état de frais) des participants (apprenants et personnels) aux actions de promotion

-        Participation à des actions de promotion

-        Gestion et suivi des supports de communication

 2. Accueil :

-        Accueil des usagers

-        Accueil téléphonique de la scolarité

 3. Gestion administrative des stages :

-        Rédaction et suivi des conventions de stage en France

-        Organisation et logistique des soutenances

Compétences principales requises :

Connaissances :

Techniques d'accueil téléphonique et physique

Culture internet

Techniques d'élaboration de documents

Compétences opérationnelles :

Travailler en équipe

Savoir rendre compte et informer

Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Utiliser les outils informatiques

Appliquer les règles d’usage, les procédures administratives et les documents du système de management de la qualité

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Enregistrer et classer les documents

Compétences comportementales :

Sens de l'organisation

Autonomie

Réactivité

Aisance relationnelle et de communication

Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

Profil souhaité :

A minima Baccalauréat

Expérience souhaitée :

établissement d’enseignement supérieur et plus particulièrement dans un service de scolarité