Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr

Le service administratif de la Direction des moyens généraux universitaires (DMGU) assure la gestion des candidatures, celle des inscriptions administratives (IA) des étudiants pour 5 composantes de l’établissement (DSP, IECI, ISM, OVSQ et UFR des Sciences sociales). Par ailleurs, il conçoit les emplois du temps et organise les examens pour les 4 composantes du site. C’est un lieu d’accueil et de conseil pour les étudiants et les enseignants.

Le service administratif est composé d’un chef de service et de 6 gestionnaires. Afin d’atteindre des objectifs de qualité et de continuité du service délivré, le schéma organisationnel est celui de la polyvalence qui permet d’enrichir le contenu des activités tout en permettant d’apporter des réponses aux usagers.

Vous serez en charge des inscriptions administratives et de la gestion des candidatures, vous assurerez et exécuterez des actes administratifs et de gestion courante pour 5 composantes, dans le domaine des inscriptions administratives et des candidatures. Pour cela, vous recueillerez, traiterez et faciliterez la circulation de l’information. Vous informerez et orienterez dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes (usagers).

Vos missions :

• Assurer la gestion et le suivi des inscriptions administratives pour les étudiants ;
• Participer à la gestion des candidatures ;
• Participer au suivi des dossiers déposés sur les plateformes de candidatures ;
• Alerter les membres des commissions pédagogiques sur les calendriers à respecter ;
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des inscriptions administratives et des candidatures ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes ;
• Classer et archiver des documents ;
• Percevoir, pour le compte de l’établissement, les paiements des inscriptions administratives.

Candidater (et uniquement via cet URL) :
https://jobaffinity.fr/apply/r1yxkf63gjowd3rdel/job

Savoirs faire et savoirs recherchés : 

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure ;
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion ; 
• Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser ;
• Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité ;
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
• Classer et archiver des documents.

Savoirs être attendus : 

• Travail d'équipe ;
• Sens de la communication ;
• Rigueur ;
• Sens de l'organisation.

Prérequis :

• Bac +2 assistanat administratif ;
• Pack Office maîtrisé ;
• Anglais niveau B2 souhaité ;
• Appétence pour l'informatique ;
• Expérience sur poste similaire de 2 ans.

Une expérience dans un établissement d'enseignement supérieur serait un plus.

Dans le cadre de sa politique diversité, les postes de l’UVSQ sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

L'UVSQ poursuit son engagement pour l’inclusion des personnes en situation de handicap en adoptant son deuxième Schéma Directeur Handicap pour la période 2022-2025. Les objectifs décidés et déclinés sur quatre axes (étudiants, personnels, accessibilité et recherche) sont le fruit d'un travail collaboratif au sein de notre université en accord avec la politique handicap volontariste de notre Présidence.

Cette politique vise à permettre à chaque personne en situation de handicap, qu’il soit étudiant ou membre du personnel de s’épanouir au sein de notre communauté universitaire.