Activités

Passation des commandes

Traitement des commandes par EDI ou mail par eMAGH2
Transmission des commandes aux pharmaciens pour contrôle et validation de la commande
Après validation par le pharmacien, passation de la commande par mail si nécessaire.
Vérification des commandes par retour de mail d’Hospitalis
Impression du bon de réception en 1 exemplaire
Transmission du bon de réception aux magasiniers
Réception de certaines commandes dans le logiciel Copilote

Suivi des commandes

Ouverture des litiges en cas de non conformités
Gestion des litiges de livraison
Assurer le suivi quotidien des commandes non livrées
Relance des commandes par mail et / ou téléphone auprès des fournisseurs
Exécuter les actions nécessaires pour débloquer les commandes non livrées
Communiquer les informations disponibles aux pharmaciens, aux gestionnaires des stocks et aux gestionnaires des commandes (délai estimé de livraison, statut de la commande, rupture, reliquats de commandes conservés ou non, achat pour compte)

Liquidation

Préparation de la facture : vérification des marchés et contrôle des prix
Ouverture des litiges en cas de non conformités
Rapprochement de facture et liquidation
Traitement des refus de visas
Traitement des DENM en fin d’année

Gestion des Ruptures

A partir du listing des rappels de commandes, traitement des ruptures
Gestion des ruptures à partir d’Hermès
Contact des fournisseurs
Recherche et soumissions des propositions des substitutions aux pharmaciens et communication de l’information aux ppH après l’accord du pharmacien
Passation de commandes de substitution

Clôture d’exercice

Revue de la CM14 : Etat des dépenses engagées non mandatées
Récapitulatif des comptes
Changement de comptes de certains produits

Gestion du standard

Remplacement de la secrétaire de pôle
Contrôle des entrées de la pharmacie

Niveau BAC +2 comptabilité, finance

Savoir-faire

Gestion des approvisionnements des médicaments
Connaissances en marchés publics
Maîtrise des logiciel eMAGH2, Chorus, Copilote
Maîtrise du pack office (word, excel, …)
Maîtrise des outils informatiques
Analyse et compréhension des demandes et des informations
Polyvalence des tâches
Bonne organisation : Classement des données, des informations, des documents de diverses natures
Gestion des priorités
Connaissance de l’environnement institutionnel

Savoir-être

Aisance relationnelle
Bonne adaptabilité
Réactivité
Sens du travail en équipe
Autonomie
Discrétion et respect de la confidentialité