Direction de la scolarité - DGD FTLV
campus cité scientifique - VILLENEUVE D'ASCQ

Au sein de la Direction de la Scolarité, le (la) Directeur (rice) Adjoint(e) participe à la conception de la

politique et des objectifs de la Direction.

Il/elle contribue au pilotage de la fonction scolarité et travaille en étroite collaboration avec la directrice, la directrice déléguée FTLV.

Il/elle travaille sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de la Direction de la scolarité et participe aux réunions de Direction et différents groupes de travail de la Direction. Il/elle assure l’intérim de la Directrice en cas d’absence, d’empêchement.

ACTIVITÉS

Participation au pilotage de la Direction:

- Assister la Directrice dans sa fonction d’animation et de management des équipes ;

- Piloter des dossiers stratégiques transversaux ou techniques en relation avec la direction ;

- Représenter à sa demande, la Direction sur des dossiers transversaux ou techniques ;

- Participer à l’élaboration du budget de la Direction ;

- Proposer et déployer des outils d’aide au pilotage de la Direction ;

- Participer à la coordination des moyens humains, administratifs, logistiques et techniques nécessaires à l’atteinte des objectifs de la Direction ;

- Remplir un rôle de conseil auprès des différents acteurs de la scolarité (relais de campus, composantes de formation, autres directions,Vice-présidences, etc.) ;

- Participer à la gestion courante des personnels de la Direction

- Participer aux relations avec les institutions et organismes partenaires (CROUS, ICL, IFSI, etc.) ;

- Participer aux groupes de travail organisés et animés par la Direction de la scolarité et autres groupes de travail mis en place par l’Université de Lille où l’expertise scolarité est requise ;

- Être le relai auprès des composantes sur les éléments de décisions des campagnes de recrutement, d’inscriptions administratives, d’inscription pédagogiques, de l’organisation des examens

- Participer à l’organisation et à l’animation de formation et d’ateliers de travail internes avec les responsables de scolarité et responsables de formations et diplômes

- Participer à la préparation de la tenue des différentes instances (CFVU, CODIR formation ...) : alimentation, rédaction de documents

- Participation à la démarche qualité et la veille réglementaire du domaine scolarité

- appuyer et coordonner le déploiement des différents outils de la direction en lien avec la DGNum et notamment pour le logiciel Apogée (et outils d’inscription à distance)

- qualité de la donnée : assurer un contrôle qualité des données en particulier dans le cadre des remontées statistiques SISE et veiller à la qualité des données en interconnexion avec les opérations parcoursup, trouvermonmaster.gouv.fr, eCandidat, Etudes en France, ConPere etc. ;

L’activité s’exerce au sein de la Direction de la Scolarité, située sur le campus Cité Scientifique. Le poste peut nécessiter des déplacements dans les différentes composantes de l’Université et hors-université. La Direction de la scolarité est une des 8 directions de la direction générale FTLV. Elle est constituée d’une direction de 16 agents et de relais de proximité (relais scolarité de campus) au nombre de 4 (Pont de Bois, Cité Scientifique, Moulins-Ronchin, Santé) comptant 31 agents.''

Le poste exige une capacité à s’adapter et à gérer les situations d’urgence dans les périodes de surcharge de travail (inscriptions administratives et pédagogiques, remise de diplômes, réformes, nouvelle accréditation des formations).

Encadrement fonctionnel et conduite de projet.

Partenaires récurrents : L’ensemble des relais scolarité de campus ; Les VP et en particulier la VP Formation ; La directrice déléguée FTLV ; Les services de scolarité de composante ; La DGnum ; La DAJ ;

- Connaître le fonctionnement des EPSCP et l’organisation, le fonctionnement et les circuits de l’Université;

- Connaître de façon approfondie la réglementation du domaine scolarité (modalités et conditions d’accès à l’université,

diplomation, etc.)

- Connaître les dispositifs et les structures en lien avec l’offre de formation ;

- Savoir animer une équipe ;

- Savoir mettre au point des méthodologies et des outils de gestion spécifiques ;

- Avoir une bonne connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements ;

- Savoir conduire un projet ;participer aux projets et groupes de travail transversaux

- Maîtriser les techniques de communication écrites et orales ;

- Savoir faire preuve de capacités d’analyse et de projection ;

- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : rendre compte, alerter, proposer, répondre aux demandes ;

- Savoir s'adapter aux changements technologiques et organisationnels ;

- S’avoir s’adapter à tous les niveaux de compétences des utilisateurs et transmettre ses connaissances ;

- Savoir exercer une fonction de veille ;

- Savoir déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord.

Planifier son activité ;

- Travailler en équipe ;

- Savoir conduire des réunions ;

- Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Apogée tous domaines) ;

- Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement des activités de la direction ;

- Etablir des rapports et compte-rendus ;

- Savoir gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les priorités ;

- Savoir faire preuve d'autonomie, de capacités d'initiative et d'adaptation ;

- Etre capable d’entretenir des réseaux ;

- Informer et rendre compte ;

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer ;

- Avoir une capacité d’écoute ;

- Faire preuve de rigueur et de méthode ;

- Diplomatie, capacité à entretenir les relations avec les services et les composantes ;

- Discrétion ;

- Faire preuve de fiabilité et d’assiduité ;

- Sens du relationnel ;

- Autonomie ;

- Aptitude au travail en équipe ;

Bac+5 minimum pour les agents contractuels. De préférence en Administration publique, Droit ou Économie.

Expérience confirmée en direction d'étude, en scolarité et gestion de projet.

Merci aux agents titulaires de fournir leur 3 dernières fiches de paies dans leur mail de candidature.