Le pôle de soutien général (PSG) incarne, dans les services centraux, un service spécifique d’accompagnement des agents, notamment par la prise en charge des activités support exercées au bénéfice des agents du site. Rattaché au binôme constitué par le directeur général et son adjoint auprès desquels, en lien avec les sous‑directions et structures concernées, le PSG formule des propositions d’actions (ex : accueil et intégration des agents, plan de formation dédié) et auxquels il rend compte de son activité.

Le PSG assure l’organisation et le suivi des décisions prises en CTSCR présidé par le directeur général adjoint.

Les activités de soutien concernent notamment la gestion des ressources humaines (vacances de poste, établissement du plan de formation, prévention, action sociale, etc.) et la logistique (affectation des locaux, aménagement des postes de travail, etc.).

Le PSG constitue l’interface pour faciliter et, le cas échéant, faire connaître l’action de la fonction ressources humaines locale d’Ile-de-France (FRHL) à laquelle sont rattachés administrativement les agents de statut douanier des services centraux qu’il représente.

Au sein du PSG, dans une logique de prestation de services pour les agents des services centraux, le centre de documentation organise et met à disposition les ressources documentaires nécessaires aux activités des services centraux (ouvrages, abonnements et bases de données). Il prend en charge les achats documentaires pour tous les services de la direction générale permettant ainsi de vérifier la validité de l’expression du besoin et d’orienter lorsqu’elles existent vers des alternatives comme les solutions mutualisées numériques (action sur la qualité et sur le coût).

Le centre répond aux demandes de recherches documentaires et diffuse des alertes de veille sur des sujets ciblés avec le système de veille mis en place au sein des ministères économiques et financiers (E-veil). Il collabore à la Lettre de veille diffusée par la DRI.

Le centre est le correspondant légitime pour toutes les questions liées aux archives pour l’ensemble des services de la DGDDI tant dans les services de la douane qu’auprès du Service des archives économiques et financières de Bercy. Le Centre assure la supervision de la mise en œuvre et du déroulement régulier des versements aux archives pour la Centrale. Il vient en appui aux services sur la mise en œuvre des procédures d’archivages obligatoires.

Sous l’égide du chef de la cellule documentation du PSG, le (la) documentaliste archivage sera chargé(e) de participer avec l’équipe, dans un esprit de polyvalence, à la mise en œuvre des missions, de la politique documentaire et des projets du service de documentation.

Spécialisé(e) dans le conseil en archivage, Il (elle) sera plus spécialement chargé(e) :
- d’opérer les rappels législatifs et conseils sur les procédures de l'archivage (nature des documents à archiver, procédure du transfert des documents, procédure d'élimination de certains documents, législation sur la communication des documents, …)
- de fournir aux entités de la direction générale des conseils d’optimisation de l’archivage papier et numérique et en matière de techniques de classement
– de suivre concrètement la mise en œuvre de l’archivage de la direction générale
– de gérer des contenus et des connaissances afin d’organiser et de structurer les ressources documentaires ;
– de participer à des projets transversaux pour une organisation structurée de l’information et des référentiels adaptés sur un portail de ressources ;

Il (elle) participera également :

au traitement et à la gestion de l’information
– assurer l'accueil et l'assistance aux utilisateurs pour les recherches d’informations ;
– suivre les collections et le prêt des documents ;
– enrichir le fonds documentaire (catalogage des documents, gestion des abonnements, commandes d’ouvrages…).

à la diffusion de l’information
– réaliser des recherches documentaires sur les bases de données (juridiques, économiques…) ;
– assurer des veilles ;
– concevoir et mettre en œuvre les actions permettant de valoriser le contenu du fonds documentaire.

Exemples de dossiers traités récemment / quelques dossiers à venir
État de situation de l’archivage de la direction générale, participation aux travaux de mise à jour et d’amélioration de la gestion de la documentation, prestation de conseil d’archivage aux chefs de service DG

Permanences Contraintes horaires sur les heures d’ouvertures du centre de documentation (9h00-17h00)

Le centre propose des espaces de travail et de connexion pour des agents de la douane de centrale mais aussi pour les agents qui sont en déplacement. Il offre un lieu convivial ouvert. Lieu d’échanges informels où l’on peut accéder non seulement à des informations, mais aussi être conseillé ou orienté.

Les compétences mises en œuvre sur le poste : 

SAVOIRS:

• Environnement professionnel du domaine d’activité (RIME)
• Techniques d’accueil (RIME)
• Gestion budgétaire et comptable (RIME)
• Outil informatique spécifique au métier - autre (Logiciel documentaire )
•  Formation en Sciences de l’information documentation

SAVOIR-FAIRE:

• Rechercher des données, des informations (RIME)
• Travailler en équipe (RIME)
• Mener une veille (RIME)
• Accueillir (RIME)
• Analyser un besoin (RIME)

SAVOIR-ETRE:

• Sens des relations humaines (RIME)
• Curiosité intellectuelle (RIME)
• Rigueur
• Analyse (RIME)
• Esprit d’équipe (RIME)