Informations générales
Organisme de rattachement
CH Saint Nicolas - Sarrebourg
Référence
2024-1554522
Date de début de diffusion
29/04/2024
Date de parution
29/04/2024
Intitulé long de l'offre
Cadre de Santé ou Faisant Fonction de Cadre de Santé
Date limite de candidature
17/05/2024
Employeur
Centre Hospitalier de Sarrebourg
Nature du contrat
CDI
Description du poste
Versant
Fonction Publique Hospitalière
Catégorie
Catégorie B (profession intermédiaire)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Domaine / Métier
Relation à l'usager - Secrétaire
Statut du poste
Vacant
Intitulé du poste
Coordinatrice du Secrétariat de la Direction Générale et des Affaires Générales du groupe hospitalie H/F
Descriptif de l'employeur
Centre de réadaptation Spécialisé Abreschviller Niderviller
Descriptif du service
Description du poste
Missions Générales
- Coordination du secrétariat de la Direction Générale du Groupe Hospitalier avec 2 assistantes de direction à encadrer pour organiser les portefeuilles et la polyvalence afin d’assurer la continuité du secrétariat au niveau du Groupe ;
- Gestion de l’agenda de la Directrice Générales et des Directeurs adjoints en coordination avec les 2 autres assistantes ;
- Gestion de l’accueil physique et téléphonique ;
- Coordination, répartition, gestion et suivi du courrier et des mails ;
- Gestion et coordination des documents en relation avec les directions fonctionnelles ;
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, convocations, diaporamas en veillant à l’application de la charte graphique du Groupe Hospitalier ;
- Organisation de réunions et préparation des dossiers ;
- Gestion des procédures relevant du secrétariat de la direction générale avec uniformisation sur le Groupe Hospitalier ;
- Organisation de la gestion des différents chronos d’enregistrement (courriers, notes de service, décisions, délégations de signatures …) ;
- Gestion et suivi des organigrammes.
Missions Spécifiques Direction Générale :
- Suivi des dossiers individuels des Directeurs ;
- Gestion et suivi des évaluations des Directeurs ;
- Congés de la Directrice Générale en lien avec les Délégations Territoriales de l’ARS
- Coordination des missions du secrétariat de la Direction Générale avec supervision de l’équipe secrétariat de direction ;
- Organisation et suivi des congés de l’équipe du secrétariat de la Direction Générale.
Missions Spécifiques Relation avec les usagers :
- gestion des plaintes et réclamations (amiable, CCI, juge administratif, civil et pénal) dans le respect de la procédure institutionnelle ;
- Enregistrement et gestion des demandes de communication de dossier médical et suivi de l’envoi des dossiers par les services ;
- Gestion des saisies de dossiers médicaux sur la base de réquisitions des services de police et gendarmerie ;
- Gestion des courriers de remerciements ;
- Réception et orientation des appels téléphoniques ;
- Accueil physique des patients souhaitant communication de leur dossier médical ;
- Classement et Archivage.
Missions Spécifiques Communication :
- Assurer la diffusion des contenus en continuité de la Responsable de la cellule culture et communication : gestion des sites internet et des réseaux sociaux.
- Etre en soutien dans l’alimentation et la gestion des comptes des différents réseaux sociaux ;
- Être en veille sur l’actualité locale, nationale et internationale dans le domaine de la santé.
Descriptif du profil recherché
Qualités requises
- Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power Point ;
- Maîtrise de toutes les fonctionnalités Outlook ;
- Maîtrise des outils de visioconférence ;
- Capacités avérées d’organisation et de méthode ;
- Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la Direction Générale d’un Etablissement de santé ;
- Posséder des capacités rédactionnelles ;
- Disposer d'un excellent relationnel et d'un bon esprit d'équipe ;
- Avoir le respect de la confidentialité et de la discrétion ;
- Être autonome, adaptable et être en capacité de hiérarchiser les priorités.
Temps plein
Oui
Informations complémentaires
Télétravail possible
Non
Management
Non
Pays
Localisation du poste
Europe, France, Grand Est, Moselle (57)
Géolocalisation du poste
25 avenue du général de gaulle 57402 SARREBOURG
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
25 avenue du général de gaulle 57402 SARREBOURG
Critères candidat
Compétences attendues
Qualités requises
- Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power Point ;
- Maîtrise de toutes les fonctionnalités Outlook ;
- Maîtrise des outils de visioconférence ;
- Capacités avérées d'organisation et de méthode ;
- Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la Direction Générale d'un Etablissement de santé ;
- Posséder des capacités rédactionnelles ;
- Disposer d'un excellent relationnel et d'un bon esprit d'équipe ;
- Avoir le respect de la confidentialité et de la discrétion ;
- Être autonome, adaptable et être en capacité de hiérarchiser les priorités.
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Demandeur
Date de vacance de l'emploi
03/06/2024
Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)
drh@ch-sarrebourg.fr