La coordinatrice des AMA est positionnée en tant que n+1 de l’ensemble des AMA des services suivants :
·       Pitié Salpêtrière : 7 services : Neurochirurgie, chirurgie orthopédique, OPH, ORL, odontologie stomatologie, UCA.
·       Trousseau : 4 services : chirurgie orthopédique de l’enfant, chirurgie plastique, reconstructrice et brûlés, OPH, ORL
·       Tenon : 3 services : chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique, chirurgie ORL, OPH
·       Saint-Antoine : 3 services : Chirurgie orthopédique, stomatologie, ORL/OPH
·       Rothschild : 2 services : Odontologie, CRIC
·       Charles Foix : 1 service : Odontologie
Elle planifie, organise et coordonne l’activité des secrétariats médicaux, accompagne les évolutions métier, relaie ou pilote les projets liés à la profession d’assistante médico-administrative dans son DMU, en animant l’équipe de professionnels.


Gestion et animation des ressources humaines :
·       Encadrer / manager les AMA : gestion quotidienne des AMA
·       Assurer le recrutement des AMA : élaboration et publication des offres d’emploi, entretiens de recrutement, sélection des candidats
·       Gestion des ressources humaines : anticipation des départs, prévisions de recrutement, gestion des compétences des AMA (ex : tutorat, formation…)
·       Accueil des nouveaux arrivants AMA : demandes des habilitations aux applications métier, vérification des équipements disponibles, présentation du service et des personnels, informations générales, formations, livret d’accueil…
·       Réaliser les entretiens professionnels annuels : prises de rdvs, mise en place d’objectifs, recensement des besoins en formation…
·       Participer au plan de formation annuel, en lien avec le service formation continue du GH
·       Organiser les plannings : planification des congés, gestion des absences, saisie dans GESTIME

Coordination des secrétariats médicaux :

·       Coordonner : mise en œuvre des organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux (analyser, proposer, organiser ou réorganiser la répartition des ressources et des moyens humains et matériels)
·       Animer : organiser et animer des réunions et groupes de travail, informer et communiquer sur les projets institutionnels, retours d’expérience, bonnes pratiques…
·       Réaliser des études / audits liés à l’activité quotidienne ou à un projet spécifique ;
·       Etablir des tableaux de bord et développement d’indicateurs de suivi des activités, de qualité des prestations, des effectifs ;
·       Contribuer à la réflexion des organisations de travail des secrétariats médicaux en cas de projets de mutualisation, transfert, développement des activités médicales et médico-techniques.

Gestion de projets et conduite du changement :
•      Accompagner au changement auprès des équipes : sensibiliser, communiquer, évaluer ;
•      Accompagner les AMA dans la mise en oeuvre des objectifs inst

Piloter, animer, communiquer et motiver une équipe
Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
Mettre en œuvre des changements organisationnels
Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine de compétences
Management
Conduite de projet / conduite du changement
Techniques de secrétariat médical
Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
Communication / relations interpersonnelles
Outils d'évaluation de la charge de travail
Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels institutionnels, etc.)
Maîtrise de la bureautique sous Windows (Excel, PowerPoint et Word)
Droit de la santé dans son domaine d'activité
Gestion administrative
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Qualités requises :
Leadership
Communication, relations interpersonnelles
Capacités d'adaptation et d'écoute
Aptitude à travailler en équipe
Sens de l'organisation, efficacité, esprit d'initiative
Rigueur, conscience professionnelle et discrétion
Assiduité, ponctualité