A PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques, et de nombreuses demeures et collections (le château de Chantilly, le musée Jacquemart-André, la villa Kérylos ...)

L’Institut de France et les cinq académies accueillent de nombreuses personnalités comme le Président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’état et personnalités étrangères et enfin les membres de l’Institut pour leur séance hebdomadaire.

L’Institut de France reçoit également des libéralités (dons et legs) et dans ce cadre, abrite de nombreuses fondations et fondations-musées.

Pour de plus amples informations : http://www.institutdefrance.fr/

À PROPOS DE LA FONDATION SIMONE ET CINO DEL DUCA

Simone Del Duca crée sa fondation en 1975 pour poursuivre l’œuvre philanthropique initiée avec son mari. À sa mort en 2004, elle la lègue à l’Institut de France, le chargeant de perpétuer son action. La Fondation Simone et Cino Del Duca, abritée à l’Institut de France depuis 2005, a pour but de faire rayonner, en France et à l’étranger, les arts, les lettres et les sciences, grâce à̀ la distribution annuelle de prix et l’attribution de subventions et soutiens.

Chaque année, elle distribue près de 2 millions d’euros par l’attribution de prix et subventions (soutiens et partenariats), sur décision des deux comités de fondation annuels. Autant d’allocations liées à une recherche, un projet, des travaux académiques, un concert, un colloque, une publication, un programme d’enseignement ou bien à la reconnaissance d’une carrière, d’un talent, d’une œuvre qui sont autant de supports de communication et de rayonnement.

Par ailleurs, la fondation veille à la valorisation de son patrimoine, l’Hôtel Pereire qui l’abrite, cadre privilégié pour l’accueil d’activités studieuses ou événementielles organisées par les académies, les fondations de l’Institut, leurs partenaires ou des organisateurs extérieurs.

Elle organise par ailleurs quelques occasions de présentation de ce lieu au public comme les Journées européennes du Patrimoine. ...

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Placé(e) sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et par délégation, du directeur des services administratifs le coordinateur(trice) logistique et événementiel – gardien(ne) auxiliaire relève de la responsabilité hiérarchique de l’administratrice générale de la fondation.

Son supérieur hiérarchique direct est l’administrateur de la fondation, qui assure la gestion de son emploi du temps, lui donne les instructions quotidiennes et toutes les directives nécessaires à l’accomplissement de ses missions, réparties entre deux domaines d’activité.

1.    Coordination logistique et participation aux événements

En collaboration étroite avec le gardien, l’intendante et l’adjointe de l’administrateur :
-       Suivi et appui opérationnel à l’organisation des événements :
o   Accompagnement logistique des prestataires visite technique, montage et démontage de salles,
o   Suivi des prestataires,
o   Préparation des espaces mis à disposition (mobilier, propreté, mise en place) et toute aide utile à l’organisation des colloques et autres réunions (en collaboration avec le gardien)
o   Gestion de la technique : installation des salles, gestion des matériels du site, enregistrements sonores en cas de conférence le prévoyant, suivi des prestataires extérieurs ;
o   Participation à l’organisation des pause-café des événements : approvisionnement du buffet, gestion des stocks, préparation des courses ; services lors des événements (en collaboration avec le gardien), tenue du vestiaire,
-       Réception des visiteurs sur rendez-vous,
-       Surveillance étroite des lieux en période d’occupation et notamment lors de la mise en place d’événements de grande ampleur nécessitant l’intervention de nombreux prestataires (ex : tournages, présentation de collection…) ;
-       Suivi des états de lieux d’entrée et de sortie des lieux.

2.    Remplacement du gardien principal pendant ses congés et jours de repos

-       Remplacement du gardien principal pendant ses jours (1 nuit/semaine) et week-end de repos (2 week-ends par mois) et congés annuels (environ 25 jours estivaux) pour ses missions de :

o    Sécurité :
§ Contrôle d’accès de la fondation, en période d’activité ou non, selon les modalités en vigueur (plan Vigipirate, ronde de fin de journée…)
§ Gestion des systèmes de sécurité (incendie et intrusion)
§ Ouverture des volets le matin et fermeture le soir
§ Suivi des équipes de chantier en cas de travaux
§ Tenue du livre de « main courante »

o   L’entretien technique et général :
§ Surveillance du chauffage central et des circuits fluides d’une manière générale
§ Entretien de l’extérieur de l’immeuble (trottoir, cour et abord immédiats du portail), des jardins et terrasses donnant sur le Parc Monceau
§  Participation aux travaux de ménage, en coordination avec l’agent d’entretien, notamment entretien des salons de réception, salles de réunions,

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Temps de travail :
Temps incomplet annualisé
Le nombre d’heures de travail sera annualisé afin de répondre aux éventuels contraintes liées à l’organisation de certains événements.

Durée du contrat :
CDD de trois ans (période d’essai de trois mois, renouvelable 1 fois)
La quotité de temps de travail sera précisée ultérieurement, lors des entretiens de recrutement.

Sujétions
Les évènements accueillis dans les salons de la fondation peuvent parfois se dérouler hors des horaires habituels de travail. Cela peut conduire à des aménagements d'horaires pour permettre des présences en dehors des horaires classiques (avant 9h et après 18h).
L’élaboration du planning ainsi que la répartition des tâches entre le gardien principal, l’intendante et l’assistante administrative, gardienne auxiliaire sont établis par l’administrateur de la fondation, en bonne intelligence et en tenant compte de l’activité de la Fondation, tout en veillant, dans la mesure du possible, à assurer un rythme travail/repos cohérent pour chacun.
Petite équipe nécessitant de la polyvalence et de l’autonomie.

En fonction des activités le planning peut être densifié. Cela pourra conduire à des aménagements d’horaires pour permettre des présences en dehors des horaires classiques (avant 8h et après 18h) si le planning le demande.

Poste logé pour nécessité absolue de service et astreintes à assurer ...

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Formation initiale / Niveau de diplôme :

Niveau Bac + 2

SSIAP 1 et SST (formations possibles après le recrutement)

Aptitudes 

Bonne condition physique (manutention légère fréquente)

Goût pour le travail en équipe et la polyvalence

Disponibilité pour des horaires variables selon l’activité (soirées, week-ends)

Maîtrise de la langue française (orale et écrite)

Savoir-faire

Connaissance du secteur de l’événementiel,

Expérience de la logistique ou la coordination d’activité événementielle

Savoir exercer des fonctions variées (poste polyvalent)

Savoir travailler avec une équipe de collègues restreinte

Savoir respecter un planning et les instructions données par l’administrateur

Savoir respecter le protocole et la hiérarchie

Savoir gérer les priorités

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir travailler de manière autonome

Savoir-être 

Sens de la discrétion et respect du protocole 

Sens du contact et de l’accueil

Être loyal, discret, respectueux

Être rigoureux, méthodique, organisé, disponible et réactif

Avoir le sens du service

Avoir l’esprit d’équipe

Être à l’écoute des demandes de sa hiérarchie, de ses collègues, des prestataires …

Avoir d’excellentes qualités relationnelles

Atouts supplémentaires 

Maîtrise de l’anglais

Expérience dans l’événementiel, la logistique ou la coordination d’activité en environnement institutionnel

Connaissances sur l’Institut de France et en particulier sur la Fondation Del Duca.

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur une plate-forme de recrutement. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

Adresser votre dossier de candidature à Monsieur Morgan LANGUILLE, administrateur de la fondation Simone et Cino Del Duca par voie électronique à l’adresse électronique :
morgan.languille@fondationdelduca.fr
 
En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_ CANDIDATURE / : COORDINATREUR LOGISTIQUE ET EVENEMENTIEL – GARDIEN AUXILIAIRE

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) : un CV ; une lettre de motivation, le diplôme détenu le plus élevé, les deux derniers compte rendus d’évaluation professionnelle, le cas échéant.