MISSIONS DU POSTE

La Maison des Adolescents (MDA) de l’Hôpital Avicenne accueille chaque année plus de 400 jeunes et leurs familles. Elle
constitue une unité de soins, d’accueil et d’orientation pour les adolescents, intégrée au pôle de pédopsychiatrie.

Dans ce cadre, le/la Coordinateur(trice) administratif(ve) assure, sous la responsabilité directe du Dr Mouhoud, le suivi et la
coordination des activités administratives et médico-administratives de la MDA.
Il/elle apporte un appui transversal à l’équipe médicale et administrative, veille à la bonne organisation du parcours patient, au
suivi de l’activité et à la production des bilans institutionnels.

Le/la coordinateur administratif de la Maison des Adolescents d’Avicenne a plusieurs missions se déclinant en plusieurs axes :

Coordination et suivi des activités médico-administratives
* Assurer la planification, la mise à jour et la validation des calendriers médicaux et de l’équipe.
* Superviser et contrôler le codage des actes, le suivi d’activité et la facturation.
* Garantir la fiabilité et la complétude des données d’activité dans les outils institutionnels (PMSI, RIM-P, etc.).
* Recueillir, compiler et structurer les données nécessaires à l’élaboration des bilans d’activité annuels (activité
clinique, partenariats, prévention, etc.).
* Rédiger, compléter et mettre en forme les bilans suivants :
o Bilan ARS (activité annuelle institutionnelle)
o Bilan ASE (Aide Sociale à l’Enfance)
o Bilan PJJ (Protection Judiciaire de la Jeunesse)
* Soumettre les versions provisoires des bilans au Dr Mouhoud pour relecture, validation et ajustement.
* Consolider et finaliser les documents après validation médicale, puis assurer leur transmission officielle aux
instances concernées (Direction, ARS, partenaires).
* Contribuer à la mise à jour du tableau de bord d’activité (indicateurs, flux, délais, typologie des
accompagnements).
 
Appui au responsable d’unité et à l’équipe médicale
* Apporter un soutien administratif direct au Dr Mouhoud pour la gestion et le suivi de l’activité de la MDA.
* Participer à la préparation des rapports, réunions et documents officiels (bilans, courriers, notes).
* Assurer le suivi des dossiers patients et projets transversaux, en lien avec les institutions partenaires.
* Contribuer à la structuration et l’optimisation des procédures administratives internes.
* Participation et prise de note en réunion d’équipe et partenariale, production de comptes rendus.

Gestion du parcours patient
* Suivre le circuit administratif du patient : création, codage, suivi des rendez-vous, archivage.
* Coordonner la circulation d’informations entre les professionnels de la MDA et les partenaires externes.

PREREQUIS

* Bac +3 minimum (gestion, santé publique, administration hospitalière, sciences humaines ou équivalent).

* Expérience dans un environnement hospitalier ou médico-social souhaitée.

* Intérêt pour la pédopsychiatrie, le travail institutionnel et la coordination interprofessionnelle.

QUALITES REQUISES

* Avoir un gout et intérêt dans la relation d'aide avec les adolescents

* Intérêt pour le travail en équipe pluridisciplinaire.

* Discrétion (stricte observation du secret professionnel),

COMPETENCES

* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels hospitaliers (Orbis et autres).

* Connaissance du fonctionnement hospitalier et des circuits administratifs.

* Compétences avérées en collecte, analyse et synthèse de données d'activité.