L’agence Erasmus+ France / éducation formation assure pour l’ensemble du territoire national (métropole et outremers) la promotion et la gestion du programme de l’union européenne Erasmus+ et de ses dispositifs sur le volet éducation et formation.

Le cabinet de direction a pour mission d’accompagner les instances dirigeantes dans la définition et la mise en œuvre des orientations stratégiques, en assurant la coordination des actions. 

Sous l’autorité de la directrice de cabinet, le ou la chef de cabinet est responsable de la gestion des aspects administratifs de la direction de l’Agence : agenda, coordination des dossiers, supervision administrative et financière.

Vos activités :

1/ La gestion administrative du cabinet :

• Traiter le courrier électronique de la direction et du cabinet puis reporter à la directrice de cabinet les sujets spécifiquement à instruire
• Vérifier les documents soumis à la consultation ou à la signature de la direction (parapheurs, courriers)
• Préparer et suivre les réponses pour la direction de l’Agence et s’assurer des actions à mener
• Préparer et suivre le budget du cabinet avec la directrice de cabinet
• Assurer la gestion administrative spécifique pour la direction (élaboration de tableaux de bord, suivi budgétaire, contrats de prestations, préparation des demandes d’achats)
• Assurer le suivi des ordres de missions pour la direction et l’ensemble des membres du cabinet, et des remboursements associés
• Être garant de la saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et tenir à jour les contacts de haut niveau

 2/ Coordination opérationnelle :

• Superviser la prise en charge des actions et rendez-vous impliquant la direction, en fonction des priorités internes et externes, en lien avec les assistantes et sous la responsabilité de la directrice de cabinet
• Coordonner la représentation de la directrice et de son adjointe par les directeurs, directrices et responsables de pôle, lors des manifestations ou des rendez-vous
• Assurer le suivi de la préparation des notes et dossiers pour la direction
• Superviser l'organisation des manifestations et des webinaires auxquels participent la directrice et son adjointe : relations avec les partenaires internes et externes pour élaborer des programmes, et si besoin, accompagner la direction sur l’organisation d’évènements (séminaires, conférences annuelles)
• Planifier et préparer les assemblées générales et instances de consultation : envoi des convocations, planification, préparation des documents de séances, corrections des PV
• Assurer la gestion du dossier des distinctions honorifiques et si besoin des affaires signalées
• Assurer la mise en œuvre des règles d'archivage à la fois de consultation courante, semi-vivantes et historiques

Conditions d’emploi :
✓ 37h30 par semaine
✓ 47 jours de congés annuels
✓ Travail en espace ouvert / open-space
✓ Télétravail : jusqu’à 1 jour fixe par semaine et 6 jours flottants par trimestre
✓ Déplacements occasionnels

Vos compétences :
• Organisation et gestion du temps
• Communication écrite et orale professionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques
• Capacité de coordination et de logistique
• Discrétion et confidentialité absolue
• Aisance relationnelle et sens du service
• Rigueur administrative et suivi budgétaire
• Capacité d’analyse et de synthèse

Votre savoir-être :
• Rigueur et organisation dans le travail
• Force de proposition
• Flexibilité et disponibilité
• Qualités relationnelles
• Sens collaboratif et du travail en équipe
• Sens du Service Public
• Rendre compte

Conditions de recrutement :
✓ Niveau 5/6 du RNCP ou expérience équivalente.
✓ Fonctionnaires de catégorie A : détachement pour une période de 3 ans renouvelable.
✓ Ou contractuels : CDD 3 ans renouvelable 1 an, puis possibilité de CDI.
✓ Période d’essai de 3 mois prévue au contrat

✓ Anglais niveau B2

Rémunération et avantages :
✓ Fonctionnaires de catégorie A : rémunération statutaire.
✓ Ou contractuels : rémunération indiciaire déterminée en fonction de l’expérience, avec un montant brut global de 2486 € minimum.
✓ Chèques déjeuner de 9,25 € en valeur unitaire.
✓ Indemnité de transport à hauteur de 75% + indemnité forfaitaire de mobilité durable.
✓ Attribution de chèques d’action sociale (Cesu, culture ou sport/bien être, de cartes cadeaux à Noël).
✓ Mutuelle, prise en charge à hauteur de 50%.