La division des cabinets apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux. Elle est composée de 5 départements.
La division des cabinets comprend :
- un département des moyens des cabinets
- un département chargé des relations avec les élus et le secrétariat général du Gouvernement ;
- un département chargé des relations avec les particuliers ;
- un département des distinctions honorifiques ;
- un département de la communication et de la coordination des courriers des cabinets ministériels ;
- un bureau des ressources humaines et de l’administration générale ;
- une permanence ministérielle des interventions sociales
- une antenne rapprochée auprès du cabinet du ministre chargé du travail sur le site de l'hotel du chatelet au 127 rue de Grenelle

La division des cabinets, ses principales missions sont :

- assurer le soutien dans le fonctionnement des cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
- assurer la gestion des ressources humaines de proximité, le support de proximité des systèmes d'information et téléphoniques, la gestion et la répartition des moyens logistiques et des prestations, traitement des déplacements et des dépenses, suivi des budgets de fonctionnement, et service de restauration des membres du Gouvernement et de leur cabinet,
- assurer l'enregistrement, l'analyse et l'orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
- assurer la gestion et le traitement des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
- présenter les projets de textes à la signature des ministres et assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
- instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
- intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.

Encadrement (oui ou non) : Oui

Nombre de personnes à encadrer (répartition par catégorie) : 124 agents (26 agents de catégorie A, 60 agents de catégorie B et 38 agents de catégorie C).

Le poste se caractérise par une forte dimension managériale et une fonction importante de représentation auprès des membres du Gouvernement rattachés aux ministères sociaux et à leurs cabinets respectifs.
Le titulaire du poste doit faire preuve au quotidien, de réactivité et d’'initiative et disposer de réelles aptitudes au travail en transversalité avec notamment les directions de moyens du secrétariat général des ministères chargés des affaires sociales.
En outre, il doit être en mesure de pouvoir conduire le changement tout en assurant la continuité des services dans un contexte contraint en matière financière et de ressources humaines.

Activités principales : Le/la chef(fe) de division a pour activité principale :

- l'animation transversale des équipes de la division et d'apporter un appui aux chefs de département ;
- la détermination des objectifs stratégiques et opérationnels;
- la planification de l'activité;
- la coordination de l'activité des équipes;
- la transmission des informations aux agents de la division;
- des fonctions de veille et d'alerte notamment sur les sujets les plus sensibles;
- la fonction de représentation de la DDC auprès des cabinets ministériels et dans les instances interministérielles;
- le visa des textes réglementaires soumis aux cabinets ministériels;
- la relecture des courriers de la DDC soumis à la signature des chefs de cabinet;
- la signature des réponses aux courriers des particuliers;
- le recrutement du personnel d'appui des cabinets ministériels.

Activités annexes :
- Le(la) chef(fe) peut, sur la demande des chef(fe)s de cabinets ou directeurs/trice d'administration centrale, assurer le traitement de dossiers spécifiques.

Partenaires institutionnels :
Le chef de division développe et entretient des relations soutenues avec les cabinets ministériels et tout particulièrement avec les chefs de cabinet, avec les directions-support (DFAS, DRH, DICOM) et le secrétariat général. Il lui appartient de développer, dans une logique de réseau, des relations avec les sous-directeurs et chefs de bureau des cabinets des autres départements ministériels ainsi qu’avec le secrétariat général du Gouvernement.

Spécificités du poste / Contraintes :

Le/la titulaire du poste doit faire preuve d'une grande disponibilité. Il/elle est soumis(e) à un strict respect des obligations en matière de secret professionnel et de discrétion professionnelle.

L'emploi s'adresse à une ou un cadre expérimenté, fonctionnaire ou agent contractuel, avec une expérience minimale de six années d'activités professionnelles diversifiées le qualifiant particulièrement pour l'exercice de fonctions supérieures de direction, d'encadrement ou d'expertise et disposant d’une bonne connaissance des procédures administratives, de l’organisation et du fonctionnement de l’administration des ministères chargés des affaires sociales et des relations interministérielles.
Pour les fonctionnaires, l’appartenance à un corps ou à un cadre d’emplois relevant de la catégorie A et dont l’indice terminal brut est au moins égal à la hors-échelle B ou ayant occupé durant au moins trois ans

E: Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances:
- statut général de la fonction publique, statuts particuliers
- environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné
- droit/réglementation administratif
- règles du protocole
- gestion des ressources humaines
- fonctionnalités des outils informatiques et des applications "métiers"

Savoir-faire :
- gérer les compétences - E
- animer des équipes - E
- accompagner et évaluer les collaborateurs - E
- décider et diriger un service - E
- communiquer et rédiger - E
- conduire des projets - E
- analyser un comportement, un contexte, une problématique et synthétiser - E
- dialoguer, communiquer et négocier, notamment dans un contexte de crise - E
- piloter l'organisation et le suivi des dossier - E
- anticiper, planifier, coordonner et suivre l'activité du service - E
- arbitrer - E
- déléguer et travailler en équipe - E
- prioriser et gérer les urgences et la pression (rythme soutenu en particulier au moment des remaniements ministériels) - E
- faire preuve d'autorité et de capacités à impulser une dynamique d'équipe - E
- faire preuve de discernement et de diplomatie - E
- être autonome tout en sachant rendre compte - E

Savoir-être :
- capacité d'adaptation
- capacité d’ analyse et de synthèse
- réactivité
- forte disponibilité
- sens de l'écoute et du dialogue
- aptitude à la négociation
- faire preuve de diplomatie
- avoir une force de conviction
- savoir déléguer
- savoir gérer les priorités
- rester maître de soi
- faire preuve de discrétion professionnelle
- sens de l’'initiative et savoir rendre compte

Les candidatures doivent être transmises, par la voie hiérarchique, dans un délai de trente jours, à compter de la date de publication de l'avis de vacance de poste au Journal officiel de la République française, par courriel uniquement et impérativement aux adresses suivantes : drh-stngp-es-encadrementsuperieur@sg.social.gouv.fr; copie au secrétariat général à l’adresse fonctionnelle : sg-secr-dir@sg.social.gouv.fr.