L'administration pénitentiaire, sous l'autorité du garde des sceaux, ministre de la justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique, dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.

Elle est l'une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s'élève à 3,9 milliards d'euros, dont près de 1,8 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 43 000 agents. Outre l'administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d'insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales. Elle compte, en outre, deux services à compétence nationale, l'agence nationale du travail d'intérêt général et de l'insertion professionnelle et le Service national du renseignement pénitentiaire ainsi qu'une école de formation (ENAP). Elle prend en charge plus de 269 000 personnes, dont environ 180 000 en milieu ouvert et près de 89 500 placées sous écrou.

Le chef du secrétariat du service des métiers assure des tâches de secrétariat, supervise l’activité du secrétariat et manage l’équipe. Il a également vocation à assurer en lien avec la SDSP un soutien RH aux agents de la sous-direction et un suivi de certains dossiers de la SD.

Tâches de secrétariat pour le service des métiers :

 - Accueil physique et téléphonique dans le service (préannonce, orientation ou prise de message) ;

- Relation et liaison avec les autres secrétariats ;

- Enregistrement des courriers « arrivée et départ » ;

- Tri et ventilation du courrier, gestion des reproductions ;

- Rédaction de projet de notes et courriers du service des métiers ;

- Réservation des salles de réunion nécessaires à l’activité du service des métiers et organisation logistique des réunions (salle, visioconférence, prestation, etc.) ;

- Organisation et gestion des déplacements des membres du service des métiers (hors SDIP) ;

- Elaboration des états de frais de déplacement des membres du service des métiers (hors SDIP) ;

- Suivi des dépenses de la mission : budget (en lien avec PS5), déplacements, hébergements, notes de frais des membres de la mission (hors SDIP) ;

- Gestion des fournitures et matériels de bureau (hors SDIP).

Tâches de gestion et de suivi d’activité de la SDSP :

- Actualisation de la feuille de route de la sous-direction ;

- Actualisation du site intranet de la sous-direction (organigramme, animation de réseaux et évènements phares, documentations de référence) ;

- Contribution à l’organisation des réunions d’animation de réseau ;

- Gestion documentaire (GED) et des archives (numériques et papier) ;

- Centralisation des fiches établissement et de certaines commandes

 Soutien RH de la SDSP : 

- Gestion des congés et suivi des CET ;

- Suivi des propositions d’avancement et de récompenses ;

- Actualisation du tableau de bord RH de la sous-direction en lien avec le PSAC et les chefs de bureaux ;

- Participation aux réunions de service ;

- Appui et conseil informatique aux membres de la mission.

Nombre d’agents à encadrer

   ☐   A                    ☐   B                 2  ✔   C 

Connaissances :
De l’institution
Juridiques et réglementation pénitentiaire
Outils informatiques (Pack office, libre office)
rédactionnelles
 
Savoir-être :
Ecoute, discrétion, confidentialité, loyauté, rigueur
Sens de l’analyse et synthèse, des relations humaines
Autonomie, force de proposition, sens de l’initiative

Savoir-faire :
Applicatifs informatiques « métiers »
Analyser, synthétiser et rendre compte
Rédiger, communiquer
Informer, alerter
 

- Poste soumis à un entretien obligatoire

- Groupe RIFSEEP : 1

Organisation de travail : 37h30 par semaine

Restauration : restaurant administratif sur place

Accessibilité en transport / Parking : RER, métro, bus / parking souterrain pour voitures et vélos