ATTENTION : le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n)66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Sous la responsabilité du chef d’établissement et en relation avec les autorités judiciaires, le responsable du greffe organise le service en vue de veiller à la légalité de la mise en détention et le suivi de la situation pénale de la personne détenue. En Lien avec l’adjoint du greffe, il organise et manage l’équipe du greffe.

Il exerce ses missions au sein de la maison d’arrêt de Tarbes.

Tâches quotidiennes et/ou prioritaires :

-      Réception, gestion et traitement de l’ensemble du courrier interne et externe

-      Passage des condamnés avec saisie des CRP / planification en vue de l’octroi de RP

-      Réception et traitement des mails (traitement et ventilation)

-      Contrôle de la feuille de mouvements du lendemain (arrivées, départs, extractions, permissions, …)

-      Transferts régionaux et nationaux : coordination avec direction locale et régionale et services internes

-      Suivi de la visioconférence et des extractions judiciaires dans le logiciel ROMEO

Tâches générales :

-      Contrôler les formalités d’écrou

-      Vérifier la légalité des titres de détention et la mise à exécution des décisions judiciaires

-      Tenue à jour l’ensemble des registres et les fichiers du greffe

-      Transmission à la préfecture des Hautes Pyrénées de tous ressortissants étrangers

-     Transmission des listes VIF aux autorités

-      Relancer les expirations de délai de détention provisoire à j-15

-      Mise à jour quotidienne des situations pénales : résultats d’audiences, inscription de nouveaux titres de détention

-      Traiter les voies de recours

-      Supervision de la préparation, secrétariat et suivi des CAP

-      Supervision des notifications, recueil des voies de recours et transmission à l’autorité judiciaire

-      La conformité des écritures passées sur GENESIS

-      Saisie et informe l’autorité judiciaire compétente pour tout questionnement ou évènement touchant à la situation pénale ou à l’exécution de la peine

-      Traitement et supervision des dossiers d’orientation dans DOT

-      Suivi du système biométrique

-      Suivi du FIJAIS et du FIJAIT

-      Contrôle le respect des protocoles signés : étrangers, Auteurs de violences conjugales, BAR…

-      Suivi des statistiques mensuelles

-      Traite les demandes de situations pénales et de renseignements des autorités administratives et judiciaires habilitées

-      Contribuer à la mise en œuvre des RPE

-      Suivi des listes LSC

 Management de l’équipe

-      Présence à la réunion interservices de l’établissement

-      Organisation et validation des plannings et congés des personnels du greffe

-      Organisation et répartition des tâches prioritaires en son absence

Connaissances :
Connaissances des textes réglementaires (culture juridique)

Intérêts pour les procédures pénales

Connaissances des outils informatiques

Savoir-être :
Bonne relation avec les autorités et les partenaires internes et externes; Sens du service public; Discrétion et devoir de réserve

Savoir-faire :
Savoir animer une équipe et en assurer le suivi
savoir observer et suivre les pratiques professionnelles des agents et le cas échéant les conseiller; assurer l’interface avec les différents services et la hiérarchie; Disponibilité, rigueur, esprit d’initiative; Capacité d’organisation et rédactionnelle 

Organisation de travail : plages fixes (09h – 11h et 14h-16h) et plages variables. 36h20 semaine

Restauration : NON

Accessibilité en transport / Parking : parking public